为什么要用番茄钟?
是一种工具易得,方法简单的时间管理方法。
用扭动钟和铃声响形成条件反射,形成较固定的生活节奏。
随时了解任务进度如何。
用回顾让你避免重复犯错。
克服完美主义带来的拖拉。
可以拿出数据到年底和老板谈加薪。
番茄钟的心理学基础
通过执行一套相同的动作,给大脑暗示——要进入做某事的状态了。比如运动员在比赛前必须听同一张CD(想想如何让自己产生条件反射)。
从时间持续的角度来看,对未来的不可预测性会给我们带来焦虑。这样的焦虑会让生产力下降。如果我们能把任务视为一连串的时间逐个击破,就能提高生产力。
频繁地提供反馈和接受反馈,可以让老板和客户觉察可能出现的失败。
(详述)对于计划赶不上变化的反驳:人们认定变化不会带来好处,代价就是成本暴增。
番茄钟不给拖延任何机会。你不必惦记怎样才能做得完美。投入25分钟的努力,然后得到画一个X和休息一下的奖励。
番茄工作者的5个阶段。
计划:从“活动清单”提取最重要的活动,填入“今日待办”,这是你当天的自我承诺。
跟踪:确定当天活动后,扭动番茄钟,从里面最重要的一项起,每25分钟为一个时段,你要手动记录一些过程指标,比如计算打断的次数。
记录:在一天结束后,将数据归档,写入“记录表格”,如:中断次数。
可视化:最终将信息以某种方式组织起来,找到改进流程的思路。
钟前
工具:1支笔、1枚厨房定时器(电脑番茄钟也可)3张白纸。
3张白纸是3张用途不同的表格:
今日待办-表头写上当天日期,你的名字;分成3列(小&大&中)小格子写截止时间,大格子写活动名称,中格子画图案;每天早上更新这张表。
活动清单-表头填自己的名字;分成3列(中&大&小),在大格子记录最近要进行的活动(随想随写,不用排序);中格子记录截止时间(有些没有截止时间的可以不记录);小格子记录所需番茄钟数。同一张可以用很多天,可随时增加新的活动和划掉已完成的活动。
记录回顾-记录数据以便改进流程,如被打断的次数,做某件事需要的番茄钟,每天可以完成多少个番茄钟,比较预估番茄钟和实际完成番茄钟等。
每天早晨做计划,让自己做最重要的事,先分析 “我想达成什么结果”,然后专注于能带来那些结果的活动(为自己当天分派为数不多的活动,活动的多少取决于要用多少番茄钟)。
某项活动如果需要7个以上番茄钟,就要拆分。
选择“今日待办”表格中最重要的工作,扭动番茄钟到25分钟,开始专注于仅仅此项活动。
把预估番茄数写在“活动清单”每个条目的右边,铅笔写,而后可以修改数字。
如果1项活动预估不够1个番茄钟,则可以在它旁边标0,表示花少于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”仍各自占1行。不过,在后来填入“今日待办”时,可以将几个这样的活动合并到一起,当1个活动来对待。
如果一项活动超过7个番茄钟,就说明它太复杂了,需要拆分。每个拆分的子活动都要在“活动清单”各占1行,并估算其番茄数。
“活动清单”的活动写法:不必考虑优先级,无需具体做法,只写完成的状态。例:
和Sunny吃饭
买菜
(大概都是动宾结构)
“进度清单(“活动清单”的变型)”的思路。
每当把某个项目填入“今日待办”,也同时在进度表格画一个圈。当天结束要进行每日回顾时,如果该项活动完成了,就在里面画一个星。一段时间后,如果看到很多空圈,就表示你总是高估自己所能兑现的承诺。如果某个活动有很多空圈,则代表要拆分它。
如何选择“今日待办”中的活动?
选择“今日待办”中最重要的事情开始。“今日待办”是在时间段下定内的承诺。如果某件事你今日不打算做,就别把它填进去。表格中,只可以有今天能够完成的目标。
当你无法分辨哪个活动更重要,就采用打擂台的方式(两个比较,胜出一个,然后再选一个和胜出的比,以此类推),挑选出重要的,但是一天可以做的活动不仅有一个,所以,你可以在“输家”里面再打擂台,至于打多少次,因人而异。
钟中
当番茄钟启动,请专注在一个任务上,因为如果你正在进行一项任务,突然转到另一项,那么你需要一小段时间把状态调整到来,以重新适应原来的任务,切换任务会造成时间和精力的浪费。铃声一响,立刻停止执行活动(最多再写个速记条来记录思路),然后在“今日待办”第3列的小正方形内画叉。每完成一项活动,就把它划掉。如果番茄钟没响,你的活动就已经完成,就用余下的时间进行“过度学习”。如回顾一下,改进一下工作方法等。
遇到干扰怎么办?
内部中断(来源于自己的中断):
关掉电子邮件和电话。
想上厕所(每个番茄钟25分钟,基本上客观地避免掉这个)。
把井喷的想法写入“计划外紧急”或“活动清单”。
当被中断了,就在活动名称的右边画一个撇号(所以中间的大格子最好比较大,就是写完活动名称后还有很多空白可以做记号,那就最好不过了),表示1次内部中断。
注意:在番茄钟内你想喝多少饮料都可以,但只在休息时间去续杯。
如果内部中断接踵而来,建议缩短每个番茄钟的时长,比如变成每个番茄钟10分钟,由于不同长度的番茄钟难以互相比较,理应保持某种长度的番茄钟至少两星期。跟踪在每个番茄钟内,多长时间遇到第一次内部中断。进行下一个番茄钟时尝试比上一个专心更久些。跟踪这项数据可帮你设定适合自己的番茄钟长度,避免被打断。
外部中断
外部中断具有互动性,不过不能把番茄工作法当成拒绝帮助他人(同事等)的理由。当被中断了,就在活动名称的右边画一个减号(所以中间的大格子最好比较大,就是写完活动名称后还有很多空白可以做记号,那就最好不过了),表示1次外部中断。
处理外部中断的策略
告知:我手头有事,正忙。
协商:周五再帮你,行吗?
计划:写下来为它计划未来的番茄钟。
答复:按照协商答复。
工作中常见的外部打断
回电子邮件和电话要列入番茄钟来安排,而不是在休息时间进行。假如有人找你面谈,在不影响结果的前提下,请求对方推迟。
收件箱清零原则:
从顶部开始处理
一次处理一件事
不允许把事情放回收件箱。
针对每封邮件,都要考虑下一步的行动:如果做出答复所需时间不超过一分钟,那就立刻答复;如果可以委托他人,那就委托;如果某封邮件要你亲自处理但是所需时间较长,那就列入“活动清单”,邮件移入存档文件夹;如果某项活动不能马上进行,是因为要找其他人获取更多信息,就要把问题发给那个人,然后把邮件移入存档文件夹。
被打断后,未完成的番茄钟还要不要?
因为会破坏形成节奏和习惯的目标。作废番茄钟是失败吗?不是的。番茄钟只是记录你所付出的25分钟连续的努力,这25分钟是不可分割的。如果任务被放下了,无论已经做了多久,那个未完成的番茄钟都必须作废。如果需要,可以先休息一下再开始。
钟间
在扭动下一个番茄钟前,请重新评估任务的优先级,确保自己一直在做最重要的事。休息后你要决定:是继续进行同一项活动还是切换到别的活动。切换是因为重要程度改变了,也可能只是因为上一项活动已完成。
完成一个番茄钟后,休息3-5分钟。休息的最低标准,从办公椅站起来,至少走两步远。发呆或睡觉是最好的。休息时要完全放下工作,分身出来,可能会喝点水,想想晚上吃啥。
阶段性休息:完成4个番茄钟后,可以有15-30分钟的休息。可以用这段时间来打扫办公桌或去喝咖啡。
如何迅速进入深度放松状态?
找张舒服的椅子,沙发更好,休息一开始就闭上眼睛,让全身很放松,想想有一台扫描仪发出一条明亮的线:它从头到脚缓缓移动,把注意力集中在光扫到的全部肌肉,尤其注意眼睛,要好好消除眼部的紧张。
按预估的番茄数,在右侧画上对应数量的小正方形,铃声响就在方格中画X。如果X填满或未填满所有方格,任务就完成了,那么就划掉该项活动。
如果还没做完该活动,那就要进行第2次预估——预估还需要多少番茄钟才能完成这个活动,预估结果是几个番茄钟就在小正方形后面画上相应数量的圆圈。如要进行第3次预估,就用三角形表示。如果3次预估都不能完成活动,那么你就必须分析一下,为什么一次次低估了这项活动?下次要好好拆分复杂的活动。
钟后
在一天结束后进行记录、处理和可视化。
刚使用番茄工作法时只需要记录用了多少个番茄钟,表格第一列是日期,第二列是番茄钟数,每行代表一天。同一张记录表可以用很多天。然后进行数据处理,比如每项活动所需要的番茄数,如果数字过大,就要学会拆分活动。
评估“今日待办”和“活动清单”中的计划外活动有多少,如果计划外活动有很多,就代表早上计划不周,漏掉很多事情。如果在早上选好了活动,到傍晚却发现,今天完成的活动大都不是早上选的那些。早上计划时就不会有作出承诺的使命感。如果没有这种使命感,那么在做当天总结时,会觉得只有苦劳,没有功劳。更重要的是,这样的话,“活动清单”和“今日待办”就没区别了。
通过记录预计每天要安排多少番茄钟数。
记录表格的预估
第一列是完成活动,第二列是高估/低估的番茄钟数字,用正负数字表示。然后把这些数字相加。看看实际数量和预估数量之间的差距。
再写一列,记录每个活动进行重新预估的次数,如在预估番茄钟内完成,就写0,需要第2次预估就记录1,需要第3次预估就写2.
最终目标是让这两列都为0。
如果每天完成9个番茄,想要有10天缓冲区来完成“活动清单”的活动,那么在“活动清单”的预估番茄应该是90左右。如果超过90,就要有所取舍,如果比90少,则可以加入更多活动。“活动清单”不要过长,大概有25-30个项目。
可视化:在“今日待办”背面写总结(思维导图式样)。
今天完成的活动有很多,但你只能选一个来做主题——今日得到的什么知识最有价值?然后根据主题来做些小分支和小联想。存起这些思维导图,每个月总结一次。
番茄工作法图解——做一个追求高效率的人
《番茄工作法图解》热门书评
-
拖延症自救攻略(一)---- 番茄工作法
605有用 11无用 水湄物语 2011-05-02
拖延症肯定是大家的毛病了,当然也是我的毛病,我觉得我是非常严重的患者。现在想起来,我曾经为了一个不超过3分钟的电话,拖延2周之久,而且动用各种理由,然后谎言来弥补。不过最近两年间,因为开始用记事本,用to do list, 用计划和每日反省,拖延症已经有了很大程度的改善。加上我久病成良医,坚持不懈地...
-
一千多个番茄,写个番茄使用心得
438有用 5无用 pole 2011-09-22
番茄心得.近3个月,做了1338个番茄来准备某个考试。(哦,考试结果啊?挂了~)所以,以下是经验、教训、心得ETC。===============================【目录:<1>番茄本身的问题1、时间计量工具2、小TIPS3、做不下去怎么办?4、内部打断怎么办?...
-
番茄工作法读书笔记
211有用 3无用 大狗熊 2012-11-26
使用OmniOutliner写的读书笔记,基本就是这本书的精华,十分钟就可以读完了,贴出来和大家分享。但还是建议大家最好去读一读原书,其实一个多小时肯定可以读完,这个时间投入是绝对值得的!- [ ] 番茄工作法(The Pomodoro Technique) &nb...
-
读书的时候,不上网
120有用 5无用 萧秋水 2011-04-04
这本书很精美,很简单,是一本小书。这里面说的方法,也很简单,易行,但是是否能够坚持,因人而异。按说,这本书如此精美,我不应该折页,但还是折了,因为书是拿来使用的。我先说我折了哪些页。P34。关于英雄主义和内疚。作者被当成英雄,不是因为修复错误,而是因为午夜在办公室为工作拼命的精神。如果你足够细心并且...
-
番茄工作法总结
62有用 0无用 花慢 2012-10-24
目录:一、番茄钟二、如何制定属于自己的番茄钟三 、如何执行四、如何去处理执行中的中断五、小Tips六、优点□■□■□■□■□■□■□■□我是正文分割线□□■□■□■□■□■□■□■□一、番茄钟需要的仅仅是一个计时器 以25分钟为一个番茄钟周期...
书名: 番茄工作法图解
作者: [瑞典] Staffan Nöteberg
出版社: 人民邮电出版社
原作名: Pomodoro Technique Illustrated: The Easy Way to Do More in Less Time
副标题: 简单易行的时间管理方法
译者: 大胖
出版年: 2011-2
页数: 148
定价: 29.00元
装帧: 平装
ISBN: 9787115246691