菜鸟工作指南

很多实用技巧，更像是指南和手册。

1、提高邮件的质量（你可以先这么做，对方才可能仿效。培训你的合作方。）
     - 在邮件的主题一栏写明发邮件的原因
     - 在邮件的前三行写明他想要车或需要办的事情。
     - 邮件正文第一段的内容控制在2-3行，这样信息就会在outlook或lotus notes的预览面板中显示出来。
     - 在邮件的主题一栏写明他们要求工作完成的截止日期
     - 以项目符号或编号，而不是很长的句子或几段话来表述一件以上的事情或问题。
     - 在邮件的末尾写明答复的最晚时间和缘由。

2、压力是一种事情原本的方式和你所希望的方式不相符。

3、如何创建和使用总清单
     - 总清单旨在理清你头脑中所有的事情。
     - 工作清单是一张记录一天工作内容的清单，主要关注的是当天的事情。
     - 总清单每周写一次即可。
     - 每周将总清单钉在一起并放进文件夹。
     - 在每一笔记录之间空一行，以便添加注释和细节。
     - 填写电话号码、电子邮件地址时，使用双倍边距，用作清单右侧笔记内容的“快速查找”。
     - 如果你必须用语音留言或发电子邮件，在记录旁边画个圈并打个勾。
     - 不要在你的总清单中设定优先次序。
     - 如果要求有截止日期，将这个日期填写在“到期日”一栏的方框内。
     - 记录的第一个词要指明是什么活动。
     - 确保你的总清单中除工作清单之外，还包括以下内容：谈话记录；想法；不能忘记的事；个人要做的事；任务的截止日期；包含行动要点的会议纪要。

4、利用下班前的时间提高工作效率（每天下班前最低迷的时候，最适合做规划）
    - 提高工作效率的第一个关键要素：你如何结束每一天——下班前是第二天快速进入工作状态的跳板。（每天下班前要更新总清单；第二天上班后，你会在总清单上添加新的任务并划掉已完成的任务；接收现实，每天或每周的清单上总会留有一些没有完成的事情；清单随身携带。）
   - 第二个关键要素：你如何开始每一天——采用素食原则关注最重要的事情。（素食是指对你本人、你的职业或个人生活有好处，但让你难以快速处理的任务、活动或项目。）
   - 第三个要素：中午之前能完成多少工作。
   - PS：如果需要做决定或酝酿新的点子，这种会议就应该定在上午开。如果是介绍情况或最新动态的会议，就应该安排在下午。

5、充分利用你的能量环
  - 每个人每天至少有3个能量循环。75%的人，最旺盛的能量循环是在上午，下午稍微差一些，晚上的能量循环最微弱。
  - 周五最适合做规划，包括删除电子邮件，扔掉废纸和清空办公桌上的文件。为下星期一集中精力工作做好准备。

6、确定优先次序
 传统ABC优先排序法
 - A类事情今天必须完成：对你的领导很重要；充分展示你的才能；对你的顾客平级同事或团队成员至关重要。
 - B类事情是应该做的，是素食工作但不必非要今天完成
 - C类事情是想做的事情，一旦有时间可以做这些事情。
新型的“充分利用时间”法
 - 你还剩多少时间可以利用？
 - 你的精力如何？
 - 这段时间哪件事情最重要、最紧急？

7、控制并有效使用电子邮件
 - 利用主题栏吸引收件人的注意力。（我为什么收到这封邮件，需要我做什么，对方什么时候需要）
 - 写信之前明确电子邮件的目的。
 - 每次之谈一个焦点或议题。
 - 写信前分析你的收件人
 - 你的邮件必须简短、直切主题、易读易懂令人印象深刻。、
 -理解关键所在：一般读者在打开信或邮件后，会在5-10秒内做出判断并决定是否：看完邮件采取行动，放进文件夹，删掉。
 - 使用PADD模型组织你的写作。（purpose,action,detail,deadline）
 - 当你点击回复键时先修改标题如：我的回答是，你的要求或
 邮件礼节
 - 你的邮件代表你的形象
 - 你的邮件代表你公司的形象
 - 像写信或便条的格式写邮件。不要使用快捷方式或符号。
 - 在点击“发送”前再检查一遍
 - 试想下如果公司总经理收到你的邮件，他/她会怎么想
 - 只有当邮件确实紧急时才能表上紧急符号
 - 由于电子邮件可以作为法庭证据，如果内容敏感，则应该直接打电话
 - 不要写内容敏感的任何事情
 - 使用简单的表格
 - 格局你对收件人和主题的了解程度，决定使用不用的格式和语言

8、有效地授权
 - 为什么我们不能更多滴授权
   · 我们认为自己比别人做的事情会更快、更好。
   · 授权太费时间和精力。
   · 我们担心下属除了错还得由自己去改正。
   · 我们担心情况失去控制，于是不想放手。
   · 我们对他人缺乏信任（不安全感）
   · 超出我们的“舒适”地带。
   · 无人可授权。
 - 利用总清单跟踪授权的工作
   · 任务被委派的日期
   · 任务被委派给了谁
   · 任务的详细描述和你的期望
   · 审核日期和截止时间
   · 讨论的纪要
 - 授权的几个步骤
   · 在日历或笔记本上记录被委派任务的进展
   · 告诉被任命者授权给他的原因以及任务的重要性。
   · 体察下属的感受
   · 尽可能清楚地界定任务或项目，表达你的期望，以消除误会
   · 告诉他们你以前是怎么做的，如果可能提供一个模板
   · 中间找个时间召开会议，以检车工作进度。
   · 接收事实，他们也能做的和你一样好，甚至有时比你做得更好
   · 确保下属得到恰当的培训
   · 确保下属完全明白你想要什么。如果可能，将整个任务授权给下属，而不是将其中你不想做的那部分授权给他们。
   · 设法让下属成功，树立信心。
   · 记住：你仍需要对最终结果负责。

9、规划和执行一个有效的会议
 - 会议的三种类型：传递信息；制定决策或解决问题；头脑风暴
 - 规划会议
   · 是否真正需要这个会议
   · 界定希望达到的结果（开会日期，参会人员，会议时间）
   · 让与会者提交想法或会议议题（他们会准时或提前出席，做好准备分享相关的信息和想法）
   · 减少会议的目标，增加休息时间
   · 提前准备会议日程，并及早发给大家（要求他人提供一份会议议程，以便你能做好准备为他们的会议出力）
   · 让与会者得知他们被邀请参加会议的原因。
 - 组织会议日程和会议
   · 开场白和重复上次会议记录应该占会议时间的1/6
   ` 讨论会议日程上的议题应该占会议时间的2/3
   · 总结会议内容、介绍下次会议的行动方案以及确定下次会议的日期和时间应该占剩余的1/6时间。
   · 先讨论最终要的议题。
   · 设定开始和结束时间
   · 制定开会的基本规则（写在白板上）
   · 提前到场
  - 启动会议
   · 迎接与会者到场
   · 以一句“谢谢你”作为开场
   · 在前5分钟确定会议的基调
   · 让与会者一开始就参与进来
   · 从上次会议的议题开始
   · 至关注会议日程上的议题（如果出现其他议题，把它们写在活动挂图上；如果会议日程结束还有时间，你就可以接着讨论。如果没有时间，你可以把这些议题留在下次会议或再安排一次会议讨论）
   · 利用活动挂图激发并控制与会者
   · 做会议记录
   · 不偏袒任何一方
   · 激发灵感，达成共识
  - 结束会议
   · 征求每一位与会者的建议
   · 给与会者分派下次会议任务
   · 感谢所有参加会议的人并希望他们提供宝贵意见
   · 确保会议准时结束
   · 分发会议记录
PS：- 询问真的需要我去吗？
        - 将会以安排在下午，即使必须是上午也要安排在午餐前
        - 不要把会议安排在同一天
        - 设法不在星期一安排会议
        - 不要安排连续的会议