每天节省2小时——读书笔记

《每天节省2小时》
楔子：你越是着急，就越不可能做出合理的判断，而你就越不可能控制时间。
第一章：快速前进，但迷失方向
开始进行时间记录：1.下载时间管理表 2. 真实记录时间开销 3.分析了解自己的时间花销为节省时间做准备。
第二章：掌控自己的每一天
1. 放慢节奏；
A. 拿起电话前先想一想。
B. 写邮件前先计划一下。
C. 开会前先准备/分发一份会议议程。
2. 尽可能延迟处理紧急要求；
A. 判断要求是否需要马上完成，对非紧急要求提出一个近期内更合理的时间，以便完成她/他手中的工作后再处理新的要求。
3. 将类似的任务或者活动批量处理；
A． 一小时查收一次邮件，并且把回复时间尽量控制在10 — 15分钟内。
B． 对待重要工作时，可以把电话设成语音信箱，或者开通来电显示功能，待手头工作完成后批量回复电话。
4. 培训同事；
A． 首先，你看看我怎么做。
B． 其次，我看看你怎么做。
C． 最后，你自己来做。
5. 少建立关系；
A． 一个人每天最重要的时间段就是上班后的第一个小时。
B． 最适合聊天的时间应该是休息时间或者午餐时间。
C． 人际关系重在质量，而不是数量。
6. 将要求转给合适的人；
A. 当接到自己专业范畴之外的要求，将它转给合适的人做。
B. 寻找合适的人回答或解决问题，比自己苦思冥想要容易得多。
7． 一次关注一件事；
第三章：使用总清单制定一个可行的计划
1. 创建和使用总清单；
A． 总清单旨在理清你头脑中所有的事情。
B. 工作清单是一张记录一天工作内容的清单，主要关注的是当天的事情。
技巧：
1）只有一张总清单；2）当你做出承诺或者有想法冒出来的时候，把它们写下来，腾空你的大脑；3）在笔记之间空一行，以方面你记录和查找信息；4）不在前一天晚上为你的清单设定优先次序。第二天早上在查收电子邮件和语音信箱后再设定优先次序；5）接受现实，不可能今天把所有事情做完；6）用一个对勾和圆圈内加一个对勾，标记你已完成并等待对方回答的任务；7）使用总清单拖延要求，等待批量处理，以节省时间；
第四章：组织和规划高效的一天和一周
技巧：
1）将每天最后的15-20分钟留出来，在对工作有清晰记忆的时候，尽可能将头脑中的事情都记在总清单中，以此结束一天的工作；2）下班前状态最低迷，适合做规划。把指定规划的时间从每天早上，挪到每天快结束的时间来做。以确保上班后的第一个小时处理一个“素食“工作（注：素食：即那些重要的工作，对自我提升，工作发展都有帮助的工作或项目）；3）无论做什么，都试着采用”素食“第一原则；4）每天从一个”素食“开始；5） 排除”素食“工作周围的干扰，不要让这些因素影响到最重要的事情；6）不要每天一上班就搞人际关系，直到你完成了一个”素食“工作后再开始搞人际关系；7）充分利用你的能量环。在能量最旺盛的时候处理棘手、高回报的任务，在状态差的时候处理轻松地任务。（注：每个人每天至少有3个能量循环。75%的人，最旺盛的能量环循环在上午，下午稍微差一些，晚上的能量循环最微弱。）；8）早点上班、准时下班。不要在办公室或家里挑灯夜战。
第五章：分清工作的优先次序并将你的优先次序告诉同事
1. 判断并处理优先次序
A． 确定优先次序的两种方法：1）传统的ABC有限排序法；2）新型的“充分利用时间”法；
传统的ABC优先排序法：
A类事情是在今天必须完成的事，他们应该是：
√ 对你的领导者很重要；
√ 充分展示你的才能；
√ 对你的顾客、平级同事或团队成员至关重要；
B类事情是应该做的事情。它们也是“素食”工作，但不需要今天完成。
C类事情是想做的事情。一旦你有了时间了，就可以做这件事情。
新型的“充分利用时间”法：
拿到任务后，取出总清单，根据以下三种因素选择新任务：
1. 你还剩下多少时间可以利用？如果只有10至15分钟，开始一个项目来不及了。回三个电话或两封电子邮件或许更适合。
2. 你的精力如何？现在是精力旺盛时期还是低迷时期？如果头脑清醒，一个“素食”工作就是最好的选择。如果你感觉累了，或许回电子邮件是最好的选择。
3. 这段时间哪件事情重要、紧急？如果时间所剩不多，少做一些项目可能是不错的选择，这样可以推动该项目的进展。如果时间还是很充裕，你可以多做一些项目。
技巧：
1）每天都做一点B类事情，使其向前发展，防止其变成A类事情。这样可以减压。2）如果有人说“尽快”完成某项目工作，问问他们具体是什么时候，否则无法判断这个要求的重要性和紧急程度。3）确保自己在向他人提要求的时候给予对方明确的完成或者回复的截止日期，以及按期或未按期完成有什么好或坏的后果；4）确保自己在选择任务时不受他人干扰；5）不轻易放弃手中正在进行的项目或任务；6）设法拖延最新的要求，确保你有足够的时间完成当前的工作，或至少使当前的工作告一段落；
第六章：控制并有效的使用电子邮件
在当今的工作环境中，电子邮件是被滥用的沟通方式之一。我认为它是导致公司内部沟通出现问题的罪魁祸首。
技巧：
1）关闭邮件的通知功能，改为定期检查邮件；2）如果每天早上到办公室的第一件事事检查邮件，那么可以先寻找“素食”邮件；3）用颜色标注最终的发件人发给你的邮件；4）利用抄送过滤器将直发给你的邮件显示为蓝色。这意味着需要你采取行动；5）批量回复邮件，以节省时间；6）除非真有必要，否则不要使用“即时通讯工具”；7）每次检查电子邮件，可以采取立即删除、回复邮件或将邮件移至文件夹并添加提醒等方式处理邮件；8）保持收件箱的整洁；9）建立规则，移动和删除某些邮件；10）使用拼写检查功能，使每封邮件在发出前进行自动检查；11）如果有需要讨论的问题，应该打电话而不是发邮件；12）如果邮件内容敏感，应该改为打电话；13）利用日历功能向他人展示你的时间进度；14）每周花一点时间了解OUTLOOK的新功能；

第七章：规划写作和演讲，效果立竿见影
再谈邮件
技巧：
1）利用主题栏吸引收件人的眼球；2）用6个字概括主题；3）动笔前先明确此封邮件的目的；4）每次只谈一个焦点或议题；5）邮件：A. 简明扼要 B. 直切主题C. 易读易懂；6）一般读者会在5-10秒做出判断自己是否要：A. 阅读你的邮件并采取行动B. 先阅读邮件的一部分，等有时间在接着看 C.删除；7）使用PADD模型组织你的写作：A. 目的 B. 行动 C. 细节D. 截止日期/原因；

第八章：组织并提高项目运作效率
项目的目标是什么？目标就是投入时间、精力和资源之后，个人和团队都想达到的最终结果。你希望达到的结果和你的目标是有区别的。
1. 做计划要留有余地。
2. 在精力最旺盛的时候专心做项目。
3. 有效管理项目的9个简单步骤：1）想像最终结果；2）记下开始日期和完成日期；3）通过头脑风暴分析项目（尽可能多的写下有关项目或任务的信息。记录的数量同完成项目的概率之间有直接关系。你写的越详细，能够成功完成的概率就越高；你写的越详细，你做出的承诺就会越多。）；4）确定你需要的人；5）确保你的截止日期是切实可行且可实现的；6）指出可能出错的地方（过去是未来最好的指向标，不要忘却那些过去曾做错的事情。根据墨菲定律：如果对于可能出错的事情你没有留出余地，肯定还会出错）；7）确认自己将在每天/或每周当中什么时间做项目；8）让每周/每月的成果可测量；9）写下给自己的一个奖励；

第九章：有效地授权
1． 利用总清单跟踪授权工作：将工作授权给员工后，最重要的是以书面的方式记录下来：1）任务被委派的日期；2）任务被委派给了谁；3）任务的详细描述和你的期望；4）审核日期和截止日期；5）讨论的纪要
2. 有效授权的几个简单步骤：1）辨别你可以授权的任务；2）如果可能将全部任务授权；3）接受现实，他人也可以做的很好；4）选择合适的人；5）明确界定项目、希望达到的结果和预期；6）设定开始和完成时间；7）商定检查日，不要事事插手；8）确保他们得到恰当的培训；9）给被任命者必要的权力；10）让被任命者分享成功，并作出积极地反应；11）请记住—— 你仍需对最终结果负责；
第十章：规划和执行一个有效的会议
1. 如何更有效地规划会议，让你通过更好的会议取得更好的效果？
2. 如何主持和控制会议，使得：1）员工更投入；2）按时开始、严格遵守会议日程、按时结束。
3. 如何实现既定的会议目标，真正实现会议价值。
技巧：
1）安排会议前要明确你开会的目的，并准备好会议议程；2）问问自己：“我真的需要开这个会么？”3）看看是否可以派别人去参加会议；4）只邀请应该出席会议的人，并告知邀请他们参加的原因；4）要求与会者为会议议程提交建议；5）将会议目标写在活动挂画上并摆放在门边，这样与会者一进门就能看到；6）尽可能将会议安排在下午；7）不要早上一上班就安排会议；8）至少提前一天分发会议议程，让与会者有时间做准备；9）利用“素食”原则为议程安排优先顺序；10）在活动挂画上写下与议程无关的观点或议题，以免对会议失去控制；11）会议的主持人应该保持中立、不偏不倚；12）指派某人负责会议记录、完成记录并分发给与会者。会议记录要在会后24小时内分发；13）不要把会议安排在同一天或安排连续的会议；14）不要把无关的工作带入会场。

第十一章：管理电话和干扰
无
第十二章：制定一个简单有效地归档系统
物应各有其所，亦应各在其所。
整洁的桌面能减少自我干扰；当桌面凌乱不堪时，我们就会分神。
1. 清空办公桌：1）放回桌面的物品；2）不要放回桌面的物品。
2. 把时钟放在醒目位置。
3. 整理工具。
4. 移走办公桌上过去和将来的文件。
5. 停用便利贴（使用总清单）。
6. 每天下班前清理桌面。
技巧：
1）保持桌面整洁；2）办公桌上每次只放一份文件。必须先处理完一份文件后再取出新的文件；3）先集中精力整理当前的文件。处理完毕后再考虑将来的文件和过去的文件；4）下班前清理桌面；
第十三章：每天节省2小时
技巧：
1）时光一去不复返，你必须充分利用眼前的时间；2）自己检查手中的工作，设法节省时间；3）设法批量处理活动，以免你每天不停地从一个活动转移到另一个活动。每天空出一定的时间统一处理某类工作；4）设法每天空出时间做“素食”工作；5）设法一上班快速开始“素食”工作；6）确保自己在正确的时间做正确的事情；7）在前一天晚上就要做好时间规划，而不是一上班才做规划；8）争取在午餐前完成两个“素食”工作；9）工作时严守纪律。不要一上班就做“建立关系”之类的事情。
第十四章：识别和管理拖沓
拖沓，是一种将活动推延到另外一天或者另一个时间去做的习惯。我们每个人都或多或少有这样或那样的拖沓情况。
1. 如何管理拖沓：1）设定截止日期；2）每天一上班先做最重要的事情（在你最富裕的时间段做最棘手或令人讨厌的工作。它们将在更短的时间内被搞定）3）只处理一次；4）分解工作；5）减少干扰；6）让他人知道最后期限；7）给自己打气；8）提出并获取更多的信息/或答案；9）设置一个奖励。
技巧：
1）如果某个任务或者项目貌似太困难或规模巨大，就通过头脑风暴寻找方法，把它们分解成容易操作的、更小的工作；2）如果你无法判断该从哪个任务或者项目着手，问问领导；3）如果不清楚某项任务该如何做，问问别人。不要等着自己慢慢做；4）不要想着留出大块时间去做某些任务或项目，这样你可能永远也开始不了；5）即便某个项目一时半会儿也不会到期，也要理解开始启动，以免自己到最后一刻才火急火燎的开始进行；6）空出时间、减少干扰的次数以便完成重要的项目；7）给自己打气；8）设置奖励，有助于完成那些通常会推延的工作。

最后，请记住：如果你连自己都不尊重自己的时间，别人就更不会尊重你的时间！