第3章 方法
计划:在一天开始从“活动清单”中提取最重要的活动,填写到“今日待办”表格中;
一支笔
一枚定时器
三张纸
今日待办:填写今天的日期、姓名、列出当天活动,每天换新表;
活动清单:填写姓名,列出所有要进行的活动,随想随填,增加新活动,划掉完成活动,可多日使用;
Tip1 将活动从上到下裂出来,每行一个活动;
Tip2 如果某项活动必须在某个时间完成,可以标上最后期限
记录表格:记录相关信息,以对流程改进,可多日使用,比较每天记录。
跟踪:确定当天活动后,开启25分钟的番茄钟,从第一项活动开始,收集每个番茄钟内的过程指标;
“今日待办”表格中只填入今天可以达到的目标;
“活动清单”容量则没有限制,但最好限定为一定时期内的所有活动。
突出强调重要性:在今日待办表格上,用荧光笔标注当前活动,当活动完成后,再用黑色笔划掉它。
休息:3-5分钟
最低标准:站起来,从椅子上走开。
在休息期间不可以思考上一个或下一个番茄钟,不打重要电话,不写重要邮件,让大脑充分休息。这段时间里,抵制诱惑,不要在休息时间阅读电子邮件、阅读新闻、打电话,不要做会对另一个番茄中造成额外压力的任何事情。
Do:睡觉、溜达、喝水、看窗外
N-Do:交谈、看新闻、回电邮、工作
最理想的状态是进行5分钟短暂睡眠
阶段性休息:以4个番茄钟作为一组,每4个番茄钟后,休息15~30分钟,做些简单消遣的事情,但是不要做任何重要的事情。
番茄钟一响,写完现在的词,顶多再写一个速记纸条,标记当前思路。
无视休息,只会破坏承诺,不利于持久实现高效率。
已完成的活动:
逐次完成番茄钟,不要在番茄钟进行中切换到另一项活动。如果番茄钟进行一半,当前工作已完成,就用剩余时间“过度学习”复习巩固,直到番茄钟响铃。当然也不要在意个番茄钟间停下休息。
记录:在一天结束时,手机当天数据,写入“记录表格”;
跟踪每天完成的番茄钟数量:
第一列写日期,第二列写番茄钟数,每行代表一天,同一张记录表格可以用多日。
填写每日安排项目个数:
第一列写日期,第二列写项目个数。每几天进行比较,以调整工作量。
处理:从所记录的原始数据中提取有用信息;
可视化:将信息组织起来,找出改进流程的思路。
第4章 中断
电子邮件和电话很容易对付:把它们关掉。
自己造成的内部中断:
忽然想起的事情
列入“计划外紧急”,在“今日代办”表格当前活动的左边,画一个(’),以方便追踪。一天结束时可以计算撇号的书目,采取对策。然后继续完成当前的番茄钟。
如果内部中断不是今天要办的事情,直接把它写到“活动清单”,在它左边标一个U,表示unplanned,并标上最后期限。
接受—记录—继续
无法阻止的中断
如果任务被放下,无论是暂时还是长期,都必须作废,不能算数,也不能画×,应当开启一个新的番茄钟替代。如果需要,可以休息几分钟再开始。25分钟不可打断。
可以先设定较短的番茄钟,直到发现自己能完成后再设定较长的番茄钟,保持至少2星期。但较短的番茄和较长的番茄中之间无法进行比较。
同时可以追踪每个番茄钟内,何时遇到第一次内部中断,有助于设定适合自己的番茄钟长度。尝试比上一个番茄钟专心更久一点。
别人造成的外部中断:
每遇到一次外部中断,就在“今日待办”表格中填上中断所要求的活动标题,确保在未来的计划中把它考虑进去;
如果今天不打算处理这件新增的活动,写入“活动清单”表格,标上截止时间以及一个U表示计划外。
否则就把它写入“计划外紧急”区。然后在“今日待办”表格当前活动右边画一个(-)。 最后继续完成当前番茄钟。
作废:
遇到真正紧急的活动,应当作废当前番茄钟,处理完毕后再重新开始。
外部中断策略:
告知:我有事
协商:等会儿行吗
计划:写下活动,稍后为它计划未来番茄钟
答复:承诺答复
记录“活动清单”表格中的U标记和“今日待办”表格中的“计划外紧急”活动数量,有助于评价自己的计划能力。
第5章 预估
计划当天活动之前,检查“活动清单”表格中每一项新活动,预估它们各自需要的番茄钟,结合之前的情形考虑要不要修改。
经过预估,如果某项活动需要7个以上的番茄钟,就应当拆分它。拆开的每项小活动在“活动清单”各占一行,各自有预估值,活动越大,预估越不准。
如果一项活动预估不够1个番茄钟,则可以在它旁边标个0,在“活动清单”表格仍占一行。(用铅笔标记预估,可作修改)选择活动填入“今日待办”表格时,可以将几个这样小于1个番茄钟的活动合并到一起,写在同一行,当做一个活动来对待。
将活动写入“今日待办”表格,并按照每项活动的预估番茄数,在其右侧画上相应数量的小方格。每完成一个番茄钟,在当前活动右侧小方格里画一个×。
低估:预留的小方格已经填满,但活动还没完成;
此时需要做二次预估,估计完成这项活动需要的番茄钟,在之前的小方框旁边,按照二次预估的数目画上相应个数的圆圈,每个番茄钟结束,可以在圆圈里画×;
如果圆圈用完,可以做三次预估,最终预估用三角形表示,同上。
高估:活动已经完成,小方格还没完全填满;
方格刚好完全填满,活动也完成了。如果是后两种轻快,就在“今日待办”表格中划掉该活动。
记录预估:
新增第一列,记录今天完成的活动中,有多少个小方格没填满。高估用+表示,低估用-表示,将数字相加,算出总体预估误差。
新增第二列,用来记录重新预估的次数,二次预估、三次预估的次数。
鼓-缓冲区-绳子
鼓:每天所完成的番茄钟数
缓冲区:在活动清单中表格所有活动的预估番茄钟总数
绳子:用来控制流程放慢或加快步伐
确定每天完成的番茄钟个数,以及需要的缓冲天数(即周期),二者相乘以确定“活动清单”表格中的预估番茄钟总数,应当在该数字左右徘徊。
第6章 应变
为了避免收到新消息打断手头活动,每天可以分配1~2个番茄钟来处理各种消息。
坚持使用常规方法,至少两周内不要做任何改动,需要进行磨合,才知道自己对方法的适应性。
简单工具
“活动清单”表格的内容不要拉得太长,要时时更新,使之符合实际,一般留有25~30项活动空间。使用一段时间“活动清单”表格混乱后,检查每一个未完成的事项,如果仍然有效,将之抄到一张新的“活动清单”表格中,替换旧的表格。
纸质其实比计算机软件更为方便。
索引卡片
为每项活动使用单独的索引卡片,每当有新的活动要加入“活动清单”,就是用一张新卡片,在上面标注相关信息,预估番茄钟数,画上相应的小方框。
每天计划时,挑出几张卡片,将“今日计划”卡片叠按照优先次序排列它们,最重要的活动在最上面。
事务番茄钟:
早晚各一个番茄钟来处理各种消息事务,如果上午的1个番茄钟不能完成,则立即停止,完成上午的事情后再安排另一个番茄钟回复。
专门安排一个较长的番茄钟来完成相关事务,但由于设定时间不同,与其他番茄钟没有可比性。
番茄钟的长短:
周期越短,完成的次数越多。如果经常中断,就应当考虑番茄钟的长度,使用更短的周期,可以在过程中更集中注意力。周期越长,休息次数减少,休息时间则应当延长。
选择适合自己的方法。
但一开始适用25分钟的市场,而且在某个固定长度至少要坚持两星期,频繁修改番茄钟的长度会破坏节奏。
休息的长短:
每隔三个段休息就要有一个长休息,但不是强制性的,应当按照个人情况和工作内容而定。如果休息时间过长,就会失去节奏;不肯休息,工作质量就会下降。
控制休息时常,坚持一星期。注重节奏。
进度表格
同一项活动总是出现在“今日待办”表格中却得不到完成,可以列入“进度表格”。
在左上角写上名字和月份,然后沿着纸的边缘从左到右写上这个月的日期。每当将一项活动填入“今日待办”表格时,也会在“进度表格”相应方格中画一个圈,位置在当天日期那一列。如果当天完成了,就在圆圈里画一个星星。
一段时间后,如果看到很多空圈,表示经常高估自己承诺;如果某活动有许多空圈,则代表需分解它。
优先顺序
写出所有活动标题,一项一张小纸条,无顺序地一一比较重要度,直到分出最重要项;次重要项也可以按照同样的顺序进行。
收件箱清零
使用专门的时间处理:
从顶部开始;
一次处理一件事;
不允许将事情放回收件箱。
处理方法:
如果做出答复的时间不超过一分钟,立即答复;
如果可以稍后委托他人,立刻进行委托;
需要亲自处理,但所需时间较长,则列入“活动清单”表格;
如果需要别人帮助,处理方法与委托类似,将问题发给他人,然后存档。
删除没有用的电子邮件。
反复回顾
学习期之后或者事情发生之后,在短时间内做一次回顾或者复习,一天之后再次复习,一周之后第三次复习,一个月后第四次复习,半年后第五次复习。
思维导图日记
每天花一点事件回顾今天的工作,思考今天学到的最有价值的知识。在纸面中央画一个简图代表今天的主题,利用一些分支、小图标及自由联想,形成一张思维导图。
每天一张思维导图收集好,每月一次对上一个月的思维导图进行回顾,对所收获的知识进行复习。
第7章 团队
限制时间的会议
列出会议包括的全部活动,或预期成果,然后按照优先级排序,列出一二三。接下来25分钟齐心协力投入第一项活动。番茄钟一铃响就立即停止。休息之后可以决定接下来进行哪项活动,再次扭动番茄钟。
如果在番茄钟期间,会议议程已经完成,齐心协力试一试过度学习。可以回顾成果、尝试改进或者延伸思路,直到番茄钟响铃。
两人以上同时使用番茄钟时需要匹配工作时间和休息时间。匹配时间至少需要一个星期。
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出版社: 人民邮电出版社
原作名: Pomodoro Technique Illustrated: The Easy Way to Do More in Less Time
副标题: 简单易行的时间管理方法
译者: 大胖
出版年: 2011-2
页数: 148
定价: 29.00元
装帧: 平装
ISBN: 9787115246691