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第二象限时间管理法则

對誰過敏.Jane 对 要事第一 的书评 发表时间：2012-02-26 17:02:37

说到《要事第一》就不得不回过头看作者的《高效能人士的七个习惯》。后者是把个人的全面成长，以七个“习惯”，三个成长期等的一个核心模型表现出来。因此，平衡生活、由内而外的改变是其核心思想。而《要事第一》是其后续产品，主要介绍了“第四代时间管理系统”：根据自己的角色平衡地设定每周的目标〔大石头〕，然后分配到下一周的每一天，保证这些大石头能够执行。

有关“大石头”的故事：一个广口瓶，把一个又一个大石头放入，直到瓶子放满。那么这个瓶子装满了吗？没有。拿出一盆小卵石放入瓶子，晃动一下，让卵石进入缝隙。那么现在装满了吗？也没有。拿一把细沙撒进瓶子，沙子进入了大石头和卵石之间的缝隙。现在又怎样了呢？依旧没有装满。再倒入一杯水，现在，瓶子装满了。
这个故事告诉我们什么？有些人说，只要努力总会在生活中找到时间。当然这并不是这个演示的重点，它告诉我们：如果你不把大的石块放进去，还能把所有其他的放进去吗？要事就是“大石头”。

一．时间管理中的问题：“越多越好”和“嗜急成瘾”
    生活工作中我们常犯的错误就是抱着“越多越好”的思维模式，总试图把更多的活动插入自己的进度计划中。这其实是人类行为学上的一个怪诞行为，在《怪诞行为学》的第八章中对该行为有所阐述，即在各种选择之间奔忙是人类的一种奇怪行为。更加奇怪的是我们的一种冲动，驱使我们去追逐毫无价值的选择—那些几乎消逝的或者对我们不再有价值的机会；相反的，我们认识不到某些事物已经成了消失的房门，需要我们当机立断去珍惜。这个错误是人的本性所致，通常不借助于外部工具很难克服本性的驱使。
另一种错误是“嗜急成瘾”。很多人会有这样的感觉：每天忙忙碌碌，生活似乎很充实，可忙碌过后，却发现真正重要的事情都没有完成，长此以往，内心就会越来越缺乏安全感，觉得心里没底，从而产生焦虑。也许这是从小到大临时抱佛脚养成的习惯所致。我们往往在考试前突击复习并取得了好成绩，并认为自己在压力下确实能取得较好的成绩。于是我们总是把重要的事情拖到最后一刻，并期待奇迹总是发生。
书中关于紧迫性与重要性用了“时钟与罗盘”的比喻。自从工业化之后，现代社会对于效率的要求不断提高：做得更好，做得更快。这就好像在每个人的工作和生活中配备“时钟”，以衡量在单位时间中完成任务的数量，以此提高效率。这一方式本没有错，可是强调过了，便会造成“嗜急成瘾”，分不清重要性和紧迫性，一味把最紧迫的事当成最重要的事来处理，而一旦手中没有紧迫的事，就会觉得工作和生活失去意义，从而造成焦虑感。但是这就好比划船，比起前进的速度，通往终点的前进方向才更重要；方向错了，只会南辕北辙离终点越来越远。这就需要“罗盘”的帮助，即指明正确的方向。 “时钟与罗盘”的对比，提醒我们应该清醒地认识到紧迫性与重要性的关联和区别，并在生活中采取行之有效的时间管理方案。

二．解决问题的关键：真北原则
    原则就像一个罗盘。罗盘有一个客观的、外在的真北，反映了自然规律或原则，它与主观的、内在的价值观相对立。价值观没有对错，只有对某个个体的适用与不适用。但如果说到如何判断什么事情具有重要性，是不是符合“原则”时，那么这种观点就不应该被称为是真正的原则。
原则应该是普适的，经过历代考验的，流传下来的那些颠簸不破的经验积累。书中P75提到“在刺激（即应激性）和反应之间，存在一个空间。那个空间是我们决定作出反应的能力。我们的反应蕴涵着我们的成长和自由。存在于这个空间的天赋——自我意识、良知、创造性想像力以及独立意志——造就了我们人类的最高自由：作出选择反应和改变的能力。”

三．执行要事第一的时间管理原则
    书中介绍了第四代时间管理理论（即四象限法），把日常事务分为四类：①.重要且紧急；②重要但不紧急；③不重要但紧急；④不重要且不紧急。
 
日常生活主要关注①的是压力人；②为从容人；③为无用人；④为懒人。文中提倡的处理事务最佳方法是多做②类（未来的事），对于①类（以前or现在的事）尽量立即做但要尽量减少做，对于③类选择做或授权他人做，④类放弃不做。我应该在日常生活的各个范畴中贯彻此分类和处理原则。
而我个人的最大问题就是时间不够用，导致最重要的事情总是怕做不完美而拖延，或者等到②类事变成①类的时候才不得不着手处理。但是在忙碌的时候很难抽出时间来仔细判断一件事究竟属于哪一类别，因此在做周计划的时候需要把事情的类目分清，以便随时自我提醒和监督。

四．一些问题和建议
但《要事第一》正是过于注重于第二象限，而忽视了其他部分，例如第一象限的任务也很重要，当两者产生矛盾时如何平衡。此外，把着眼点放在一周的任务上有利有弊，对于一个多步骤的长期任务，难以通过这个系统进行跟踪和规划。
对于个人的规划，可以把FTF（first thing first）和GTD（get things down）原则结合起来使用。后者的概念是“滴水不漏的全面管理，下一步行动，以及每周回顾”。这就有点类似日清，既有明日计划这样的记录琐碎项目的全面管理内容，也有周计划这样要事第一的管理内容。需要调整的内容有：
1. 个人使命宣言，即对于职位功能的描述
2. 月度项目（要事）
3. 周计划（标注要事便于筛选跟踪）
4. 项目的下一步行动目标（把一项工作分解到每天，按照日筛选可以明确每日的目标，也可以明确完成进度的定义）
这符合FTF和GTD两种理论，把精力集中完成每天的大石头：当你把今天的任务完成了，看到大石头一个个在列表中被勾选（或者利用进度条），那自己的一天自然是非常充实的。
除了excel之外，还可以考虑用上google calendar、evernote两款软件和手机同步起来。
此书前半部分真的不错，建议每天工作学习超过10小时的人都可以读读，不仅是规划你的工作和学习的，更重要的是让你去审视那些被挤兑到角落里的糟糕社会关系和家庭关系该如何挽救和处理。后半部分有管理学炒冷饭之嫌，罢了，把7 habits一章拉出来写成那么厚一本书确实是不容易。

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对“第二象限时间管理法则”的回应

pokemongzm
pokemongzm 2014-06-13 22:16:45

你好，请问你在使用哪个时间管理的软件？感觉没有特别符合要事第一精神的软件呢~

回应他

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要事第一

书名： 要事第一
作者：
出版社： 中国青年出版社
原作名： First Things First
副标题： 最新的时间管理方法和实用的时间控制技巧
译者： 刘宗亚  |  丽贝卡·梅里尔  |  [美] 史蒂芬·柯维
出版年： 2010-10-1
页数： 400
定价： 28.00
装帧： 平装
ISBN： 9787500653400