源数据表只应该有一张,而且应该是一维数据格式。
坚持一项工作一张表格的原则。
不要用标题占用工作表首行。
我们在Excel中的动作,尤其是数据录入的动作,都必须与工作顺序保持一致。
切忌在源数据表(尤其是别人的)中做试验,应首先另存一份临时文件。
Excel默认首行为标题行。
凡是同一种属性的数据,都应该记录在同一列。对于源数据表中的明细数据,只要有任何一个属性不同,都应该分成不同行来记录。
源数据表中,任何情况下都不要出现合并单元格。所有单元格都必须被填满,每一行数据都必须完整且结构整齐。
在数据区域数值部分的空白单元格里填上0值,文本部分的空白单元格里填上相应的文本数据,才是最严谨的源数据记录方式。
在设计表格时,数据属性的完整性是第一要考虑的要素。
当你不确定单元格的真实数据时,就去编辑栏找答案。
尽量少使用批注功能。
在源数据表里不要做任何汇总动作。把分类汇总表交给Excel,我们只需专心做好源数据表。
Excel单元格里的元素:
可以出现:日期、数值、单词、公式、文字描述(仅限备注列)
不可以出现:符号、短语、句子、中文数值
不推荐出现:图形、批注。
三张工作表:参数表、源数据表、分类汇总表。
参数表:属于基础数据,供源数据表和分类汇总表调用,通常为表示数据匹配关系或者某属性明细等不会经常变更的数据。
源数据表里的数据不是所有都需要手工填写,有的可以通过函数自动关联到参数表。
Excel中一切与数据录入相关的工作,都在源数据表中进行,我们的日常工作最主要的就是做好源数据表。
正确的源数据表应该满足以下条件:(1)一维数据;(2)一个标题行;(3)字段分类清晰;(4)数据属性完整;(5)数据联系;(6)无合并单元格;(7)无合计行;(8)无分隔行/列;(9)数据区域中无空白单元格;(10)单元格内容禁用短语和句子。
三个步骤:
(1) 确定数据身份,判定它们分别属于哪张工作表;
(2)设计分类汇总表样式;
(3)设置数据关联,根据参数和源数据自动获得分类汇总结果。
在企业管理中,描述一个产品最好用代码而非文字。
对于标准的源数据表,生成数据透视表的过程均可采用默认选项,可直接单击“完成”按钮。
页字段:对透视表的数据进行总体的筛选。
行字段:表左边的汇总字段。
列字段:表上边的汇总字段。
数据项:待汇总的字段。
可以将汇总表行间的汇总项隐藏起来,只需选中其中一个汇总项,右键菜单中选择“隐藏”即可。
将数据透视表分页:在Excel2007中是“选项”卡-->选项-->显示报表筛选页。
在制作汇总表时,分类多的字段,应该尽量作为行字段;分类少得字段,才可以作为列字段。不要让汇总表“躺着”,而要让它“站起来”。
在任何时候都尽可能只设置一个列字段,其余想要汇总的字段,可以按顺序添加在行字段。两个列字段是极限。
在制表前必须想清楚什么是第一关注点,什么是第二关注点,谁是谁的从属关系,以及如何表达这种从属关系。行字段和列字段没有主次关系,但行字段之间却有非常明显的主次关系,他们的顺序决定了分类汇总表所传递的信息侧重点所在。
对于源数据表,有一个日期列就够了,Excel会自动对日期进行分拆。
检验日期是否正确的方法:将单元格格式设置为常规,如果日期变成了一组数字,就是正确的日期;如果日期仍然是日期,就是错误的日期。
双击透视表中的汇总数据,Excel会自动新建一张工作表并罗列出相关明细数据。将透视表复制到新的工作簿时也可以进行这个操作,即明细数据是随着透视表走的。这样会造成明细数据泄露,所以如果要把透视表发送给他人,在复制透视表时,应使用选择性粘贴功能将透视表粘贴为数值。
双击汇总数据所得到的明细数据只是一份快照,对它进行修改不会导致汇总表的数据变化。应该在源数据表中做各种操作。
虽然一份源数据表可以新建多张汇总表,但每次只能刷新一张汇总表,即每一张汇总表都需手动刷新。应仔细观察每一份汇总表的数据变化,在更新数据的同时,理解变化背后的意义。
当新添加的数据超出透视表所选定的源数据范围时,新数据将不会反映到透视表中。可以使用预约源数据,指定较大的源数据区域来解决。
面对大范围的源数据变动,做好备份是有必要的。
用数据透视表对某字段进行去重统计:先将其拖为行字段,再将其拖入数据项区域。
同意字段可以被多次添加,在汇总表中并列显示汇总数。但有一个前提:汇总表无列字段。
数据透视表是允许复制的,粘贴后的表格具备透视表的所有功能,可以单独进行设置,这为一源多表提供了最大的便捷。
在优化表格之前,一定要了解自己当前处于什么位置,有怎样的权限,公司会给予怎样的支持,再决定应该做什么样的事情。即使一定要按照特定的格式上报,我们手里也应该有两份表:一份是自用表,一份是上报表。自用表是上报表的源数据表。
Excel2003最大65536行,Excel2007最大1048576行。
如果源数据完全靠手工录入,那么,数据量越大,字段就应该越少。
源数据表一定不是让我们把公司所有的业务数据都硬塞进同一张表,而是针对每一项工作,得到有且仅有一份能体现完整业务流程的源数据表。
表中字段应按工作顺序和录入方式进行排序,录入方式在字段排序中的优先级大于工作顺序。
工作排序的顺序:时间、地点、人物、事件。在工作中,地点一般由部门代替,而事件则需要进一步展开。对事件而言,记录的顺序应该是:先概括,后明细。
录入方式分为三种:手工录入、复制粘贴、公式链接。三种录入方式的字段必须连续排列,不能相互穿插,否则会影响工作效率。手工录入在最左,复制粘贴居中,公式链接在最右。
用数据有效性来限制单元格输入的正确性,比如从下拉列表中选择。
使用数据有效性的注意事项:
1.对于已经有数据的单元格,设置数据有效性后,Excel并不会自动判定或更正已有数据。所以不能指望数据有效性帮助我们更正数据。
2.即使设置有下拉列表的单元格,也不是只能通过选择的方式进行录入,手工录入也是可以的,只要录入内容在列表中存在。
3.下拉列表的“序列”来源不能跨工作表。
保护工作表:
首先,选中允许输入的单元格区域,设置单元格格式,取消勾选保护标签中的“锁定”。
然后,调用保护工作表功能,取消勾选“选定锁定单元格”,单击确定完成。
在单元格内直接输入=VLookup,然后按Ctrl+A,就能打开该函数的参数面板。
任何时候,写完公式后都一定要验证它的准确性,一般用3至5组数据来验证。
美化表格:舒服
文本对齐:文本在垂直方向居中对齐,同列数据水平方向采用同样的对齐方式。
文本大小:对于数据明细,10号字比默认的12号字更精致。
字体:中文用宋体,英文用Arial或Times New Roman。
网格线:去除表格中的网格线。
单元格边框:同类数据区域采用相同的边框,禁止大面积使用粗边框或虚线边框。
色彩:不宜超过三种,多用不同层次的同种颜色或同层的不同颜色,慎用大红、大黄、大绿。
突出标题行:设置标题行的单元格填充色,并修改字体/字形/大小/颜色,以便与数据区域区分开来。
简化数据区域:待录入的数据区域最好不要有填充色,慎用下划线字体和倾斜字体。
美化表格:直观
数据区域:手工录入、复制粘贴、公式链接的数据区域要用不同的填充色区分开来。
字体大小:需要录入和经常查看的单元格字体稍大,公式链接生成的明细数据字体可以调小。
边框:用虚线边框弱化明细数据或非重点区域;用粗实线边框分隔录入方式不同的数据区域。
工作表:以不同的工作表标签颜色区分汇总表、参数表和源数据表。
只要能准确、直观地诠释数据,就是一张好图表。应该更关注内容而非形式。
只要选中待添加的源数据,拖入图表,就可以完成数据的添加。同时,修改图表也可以造成源数据的改变。
饼图:
对比份额、分布等信息时,可以用饼图。
饼图最好用二维正面紧凑图,带3D或者分裂效果的不推荐使用。
柱形图:
比较数值时,用柱形图。它既关注多个数值间的大小关系,也关注单个数值本身。
要注意,参与对比的数值要有可比性。
柱形图用二维效果的即可,立体的柱子尽量别用。
折线图:
表示趋势时,用折线图。
它虽然也指明了各时期的绝对数值,但关注焦点却在变化趋势上。通常用来反映多个时期的数据变化。
如果小于6个对比数,就不太适合用折线图,柱形图的表现力会更好。对于折线图来说,数据点越多越能体现出规律。
带数据点的折线图最清晰易懂,3D及无数据点的慎用。
美化图表:
干净:保持背景和色彩的干净,才能突出重点。
原配:默认的图表类型几乎都是最好的,不用再尝试其它。
大小:图大、字小,就能突出图形特色。
简洁。
一招美化图表:在需要美化的地方双击鼠标,会发现各式各样的设置选项。
将Excel图表粘贴到Word或PPT中:
复制了Excel图表后,在Word和PPT的“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”命令。
如果要Word和PPT中德图表随着Excel中源数据的变化而变化,则应在选择性粘贴中选择“粘贴链接”。
如果把Excel图表直接粘贴到Word中,就仅仅是一张图片,很安全。但粘贴到PPT中,却是一个对象,双击PPT中的图表,是可以看见Excel源数据的,而且是整个工作簿的源数据。
因此,千万不要简单地用Ctrl+C/V将Excel图表复制粘贴到PPT中。
在“选择性粘贴”中选择粘贴为图表对象,就会附带源数据,即使源数据不在本机,也能打开对象文件;而粘贴为链接,如果不在本机,对方就无法链接到源数据。
建立高品质形象:体现为表格的整洁、美观,为使用者考虑的智能化设置,及保护公司数据安全的制作方式。
对经验进行书面总结。
善于分享。
保管好报表:首先确保它们存在于电脑中,其次要对它们进行有效的分类,最后要定期做备份。
比老板吩咐的多做一点:确认老板要的是什么,什么时候要,有没有其他特殊要求。可能的话,还要了解他的目的,然后再动手做。
主动汇报进度并按时完成:汇报的内容无非两点:一、能否按原计划完成,如果不能,是由什么原因造成的,预计推迟多久;二、遇到了什么困难,需要什么帮助。
在接受任务时,要明确完成时间,如果有异议,最好当场提出来,事后如果有困难,就只能自己客服。不能按计划完成的情况只限于不可预期的特殊事件。
注重邮件:杜绝错别字、记得带附件、指出双胞胎邮件的不同、不要发正文空白邮件、在邮件中对附件和附件的观点进行简要描述。
任何时候都要给老板提供多项选择题,且给出建议的最佳方案并说明理由。
《你早该这么玩Excel》笔记
对“《你早该这么玩Excel》笔记”的回应
《你早该这么玩Excel》热门书评
-
不用挥鞭,自奋蹄
181有用 6无用 刘小萌 2012-03-16
这段时间读了一系列的职场畅销书:吴昊的《你早该这么玩EXCEL》、张鄂勇的《思维导图三招十八式》、刘万祥的excelpro的《EXCEL图表之道》、Liz的《别告诉我你懂ppt》&《不懂项目管理还敢拼职场》和秋叶等一帮网上集合体的《说服力-让你的ppt会说话》。 如果按照我的个人喜...
-
一些小技巧备忘
27有用 1无用 闷骚的刘大哥 2011-12-06
2011.11.281、Excel提供了两种记录标题的方式:命名工作簿或者命名工作表。身为一张源数据表,不要用标题占用工作表首行。2、快速移动行/列/单元格:选中,鼠标移动到边框,shift+拖动,释放左键,释放shift。若不按shift,则为替换。3、用空白行/列分隔,Ctrl+A,可局部全选(...
-
道术结合,重道轻术
27有用 0无用 raven1988 2012-02-02
我看励志书喜欢对比着看,国内的和国外的。那是因为我发现国内的励志书主要讲的是道理,各种各样的道理,有的没的,对的错的,总之用一大堆道理让你在书店蹭书时翻的不忍离手,然后痛痛快快地在当当卓越上下单。国外的励志书因为不是用我们的母语写作,再加上有个麻烦的有关部门,在国内的励志图书市场上路子走得有些崎岖了...
-
侧重实际工作(非分析工作)应用,而非excel技巧的书
19有用 1无用 fitree 2011-11-14
一本对我无用的书,作者只着重讲了数据透视表而以,是给非分析专业人士看的书。当然作者设计表的思路值得借鉴。1. 三表概念: a. 源数据表----期间比较固定的数据,可通过vlookup从参数表中关联,对于需...
-
《你早该这么玩Excel》笔记
16有用 1无用 waiting 2011-11-15
源数据表只应该有一张,而且应该是一维数据格式。坚持一项工作一张表格的原则。不要用标题占用工作表首行。我们在Excel中的动作,尤其是数据录入的动作,都必须与工作顺序保持一致。切忌在源数据表(尤其是别人的)中做试验,应首先另存一份临时文件。Excel默认首行为标题行。凡是同一种属性的数据,都应该记录在...
书名: 你早该这么玩Excel
作者: 伍昊
出版社: 北京大学出版社
出版年: 2011-7-15
页数: 252
定价: 39.80元
装帧: 平装
丛书: 你早该这么玩Excel
ISBN: 9787301191309