『只抬头仰望山峰,而不脚踏实地的去攀爬,我们永远都不会到达山顶,也永远不会有「会当凌绝顶,一览众山小」的感觉』
每年的年初,我们都会给自己设定目标、安排计划。我们都会和自己说:『新的一年,我一定会完成今年的目标的』。可是,每到年底,我们总会觉得时间过的太快了,然后又寄希望于下一个新年。不断如此的往复,不但完不成我们的设定的目标,更会磨掉我们意志,最终一事无成。那么,如何才能克服这些呢?有没有简单易学,效果好的方法呢?
我也是一个中度拖延症患者,在2015年参加注册会计师的考试中,最终以较满意的成绩通过了大部分的科目。总结考试的成功,我想更多的是因为那段时间奉行 「一次只做一件事」的哲学,没有将有限的精力分散,从而获得了较好的成绩。 从考试结束到现在将近一个季度的时间,却感觉想做的事情很多,但都是半途而废,毫无结果。从一些博客、书籍上了解到了「番茄工作法」,静下心来阅读了几本相关的书籍,决定亲自实践该时间管理方法。
番茄工作法由 Francesco Cirillo 创立,目的是让人集中精力专注做一件事情, 从而最终达到把这件事做完、做好的目标。该方法能够有效的培养起我们的专注力,并逐渐降低拖延症的症状。
前提基础
番茄工作法的核心目标就是让自己能够做完并做好一件事情,推崇「一次只做一件事情」的原则。该方法是建立在大脑工作机制、简单易用原则的基础上的。番茄工作法简单,所以易学、易用、易实践。所需要的工具也比较少,主要有:
1. 番茄计时器〔家用厨房计时器〕
2. 工作计划表〔To Do Today〕
1. 小标题〔时间、地点、人物〕
2. 清单,今日需完成的事情〔先后顺序排列〕
3. 计划外的紧急事件〔中断事件〕
3. 活动清单〔Activity Inventory〕
1. 标题:人物、事件
2. 随想随记
4. 纪录表〔记录原始数据、Excel〕
如何使用
番茄工作法就是全神贯注的工作 25 分钟,在休息 3 ~ 5 分钟,在全神贯注的工作 25 分钟,在休息 3 ~ 5 分钟,如此循环往复。强迫自己一个番茄钟之内只做一件事情。番茄工作法主要分为下述五个阶段。
一、计划:计划一天要做的事情
1. 列举出代办事项
每日清晨,我们都要罗列需要做的事情,并从中挑选出今日需要完成的事情,进行排序,最后写入到进行一天工作的计划,把需要做的事情进行罗列,挑选出 「今日事」,最后写入到「工作计划表」中。主要有下述几个步骤:
1. 罗列所需完成的事情。工作、学习、健身等方面的事情,都罗列出来。
2. 按照事情的重要性和紧急性〔参照《要事第一》〕对所有的事情进行排序, 并从钟挑选出「今日事」。
3. 将「今日事」写入到「工作计划表」中去。
2. 对每一个事项完成时长进行简单预测
当「工作计划表」的任务清单完成后,接下来就需要对完成该任务需要的番茄钟数目进行预测,并将预测的数目写入到相应的栏目中。
在该步骤中,可能会出现下述问题:
1. 任务时间很难预测。每当碰到新任务或者复杂任务的事后,都会碰到这种情况,那么,我们可以采取下述步骤进行相应的解决:
1. 先安排几个番茄钟对该任务进行资料查阅等操作,方便后续的预测。
2. 如果查阅资料后,还是不能预测整体完成时间,那么先填上第一阶段的部分,等完成该部分,在进行后续的预测。
2. 任务时间可以预测,但是过长或者过短。
1. 如果过长(超过8个),那么说明这个任务过于复杂,建议将该任务分解成更小的单位,最好能够在四到五个番茄钟之内完成。
2. 如果完成该任务不需要一个番茄钟,那么说明任务过于简单,可以将多个简单的任务合并成一个任务,能够充满一个番茄钟。记住:番茄钟是一个最小的原子单位,不能出现半个、三分之一等番茄钟。
二、追踪:边工作边记录
该步骤是番茄工作法的核心内容,也是其他时间管理方法几乎都忽略的部分,该步骤是让自己「一次只做一件事情」、保持专注力、把一件事情做完且做好的重要实践步骤。
1. 基本做法
1. 将番茄钟调整到 25 分钟,进行倒计时,这段期间全神贯注的工作、学习等。完成后,并作相应标记(*)。
2. 当铃声响起(25分钟结束),休息 3 ~ 5 分钟。
3. 休息结束之后,在重复第一步骤,继续工作 25 分钟,结束后,在休息 3 ~ 5 分钟。
4. 如此重复 3 ~ 4 轮之后,休息 15 ~ 30 分钟。
2. 任务提前完成
一般情况下,就算任务提前完成了,还需要继续进行工作,不到铃声响起,不能休息的。如果说任务在 5 分钟内完成,而且该任务本应该在上个番茄钟内完成的,就继续下一个任务。一般其他情况下,比较建议回顾一下刚刚完成的任务, 进行相应的总结或者归纳,让知识点掌握的更加牢靠。记住:不到铃声响起,除非特别紧急的事情,我们不能中断番茄钟
3. 如何处理中断
即使是短短 25 分钟的时间,我们也经常会被中断。中断的来源主要分为内部中断和外部中断,内部中断主要来源于自身额外的想法、灵光一现等,外部中断主要来源于电子邮件、手机、同事等的打扰。如何处理以及处理的好坏,直接关注到番茄工作法的效率。
1. 内部中断:来源于自身的中断
在一般的工作中,一旦发生自身的中断,我们经常会放下手中的工作,去做这些事情。比如说,我们突然饿了,可能就会去订餐、吃饭;突然想起一个本应该打的电话,可能就回去电话聊天了。相应的,时间也就流逝了。如何处理这些内部中断呢?主要分为下面几个核心点:
1. 让内部中断变得明显。一旦有内部中断这种意识,立马写下来,然后在回到工作中去。并做相应标记(`)。
2. 将内部中断记录在「意外紧急事件」,等该番茄钟完成后在进行相关的处理。
2. 外部中断:来源于他人的中断
外部中断一般来源于同事、邮件、信息、电话的打扰。下面根据中断来源的不同, 提供相应的解决方法。
邮件、信息:
将邮件、信息这些调成静音,不要让自己在番茄钟内听到这些提醒信息,就可以较好的避免该类中断。
同事、电话:
同事、或者电话的中断,可以根据不同的情况进行处理。如果该中断不重要,比如说同事事情不紧急,电话是骚扰电话等, 这种情况就将这些事情推迟,并写入到「意外紧急事件」中。 如果说该中断很重要,立马放弃当前的番茄钟,解决当前中断, 下次重新开始一个新的番茄钟,就算是还有5分钟结束该番茄钟了。
三、记录:整理一天的工作档案
每天结束之后,都需要将今天记录所做的事情整理成文档,方便后续的分析以及以后的翻阅。在该步骤中,我们需要以下几个字段:
1. 日期
2. 任务描述和类型(方便后续统计在各个类别上花的时间)
3. 预测番茄数和实际使用番茄数,并记录差异。
四、分析:分析一天的收获、进展
每天完成工作记录完成之后,就需要对今日工作进行分析和总结。主要应该回答下述问题:
1. 今日是否完成了相应的任务?
2. 如果完成了,那么完成的质量如何?还有可以改进的空间吗?
3. 如果没有完成,是因为任务设定的过多呢?还是因为番茄钟使用过程中的问题,比如一直无法集中精力,经常被中断或者遇到紧急的事情。
4. 如果没有完成,那么没完成的任务该怎么处理,是不处理了还是接着明天的安排呢?
5. 每天又该如何提高自身预测番茄数的能力呢?
五、可视化:展示有用的信息,看到自身的进步
可视化主要将自身的进步展现出来,给自己不断的激励。每当年底的时候,看着自己一年的工作、学习,希望能够很开心的说:「哇,这种感觉真好」。
可视化是因人而异的,也是每个人对自己不同要求的体现。可视化最核心的目的是一定要看到自身的进步和缺陷,不断去弥补自身的缺陷,获得更大的成长。下面是我比较推荐的一些统计、可视化方向:
1. 统计每类工作的总番茄数目:学习、工作、修身、健身、娱乐
2. 展示自己一段时间取得的成绩
1. 在工作上面,完成了哪些任务,提升了哪些技能
2. 在学习上,自身的精神、技能都获得了哪些方面的成长
3. 健身上面,体能提升的量化
4. 修身方面,自己的人生观、价值观得到什么成长
理解和使用番茄工作法
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副标题: 简单易行的时间管理方法
译者: 大胖
出版年: 2011-2
页数: 148
定价: 29.00元
装帧: 平装
ISBN: 9787115246691