继时间管理入门后,让我们来深化一下,回答以个问题:20分钟内到底可以做多少事情?写一篇论文需要多少时间(如果是天,请精确到小时,如果是小时,请精确到分钟)?
其实已经专门有人就此进行过实践了,那就是《番茄工作法》的作者Francesco Cirillo。
首先,他对时间的propertiy进行了描述,确实,我们很想抓住时间,可是,这是不可能的,在我们生活的空间里,时间的流逝是不以人的意识为转移的。所以,我们应该要好好利用时间(这在《把时间当作朋友里》也有提及,对于这个观点,我最早是受该书所启蒙的)。然后,有一个时间的概念:时间盒子(time-boxing)。
在按照GTD的方法列出清单后,接下来就是实施的事情了。可是有些大任务很烦很无聊,根本就无从下手,也不想下手。怎么办呢?不妨试试番茄法吧。就像宜家的厨房计时器一样,这儿的番茄指的是番茄型的计时器。通常一个番茄时间包括25min的工作时间和5min的休息时间,当然我更喜欢20min的工作时间和10min的休息时间,吼吼。试着从一个番茄时间做起,再接着一个番茄时间,直到这件很麻烦的事情全部完成。番茄工作法的意义在于,你可以问自己,本周内你花了多少番茄时间在工作上,多少在学习上,研究上又是多少,还有平均每天完成的番茄数等等。所以在番茄法中,并不记录开始和结束的时间,因为这对统计有效工作时间没有意义。
但是,这不是番茄法的全部。番茄法更多的是想培养你对时间的把握能力。
因为事实上,我们的工作中存在大量打断。比如我之前总是喜欢长时间工作,不休息,但按照番茄法统计后发现,原来长时间的工作中存在大量的打断,真正有效的工作时间并不长(不过,书上说:在番茄法实施的早期,会发现,每个人都会有相当多的打断。我感觉安心得多了,吼吼)。打断有来自自身和来自外界的。而且,由于忽略了打断,所以我们对一个项目所需事件的预估出现了偏差。所以首先,按照书中所提供的记录方法,记录每个project所需要的番茄时间个数,以便对后续的项目进行时间预估。
怎样排除干扰?
这很重要。书上的做法是,将其记录于Activity List之后,通过查看“计划外的紧急事件”一栏,我们可以看到我们的大脑是如何思考和运作的,比如那个时候我的大脑就是在想着吃东西。掌握这些信息我们就能知道自己的大脑什么时候精力最好。在一个番茄时间结束时,或者四个番茄时间结束时,又或者一天的结束时,看看工作表中的计划外事件,是件很有意思的事情,说不定还会有意外的发现(我猜我肯定是一直在想我要上校内,我要上校内,为嘛这么想上校内呢。。。)
然后我们就按照GTD里的方法,或者撕毁跟自己签订的协议,或者修改与自己签订的协议,但最好不要失约。但番茄法是在不放弃当前事件的前提下,在下一个时间段里进行改变。
等你可以比较精确地预估一个项目的完成时间后,估计它的时间,如果项目的估测值大于5到7个番茄,那么就打散它。如果不打散,那么像类似写一篇论文之类的事情就永远完不成。因为项目太大了,大得让人望而却步,而且在初期我们很难估计写一篇论文需要多久,更常见的做法是,我规定一个小时或者两个小时,不管写不写得完,我一定要把这篇论文搞定。也许在此需要一些项目管理的知识吧。
注意事项和FAQ:
1. 每次只做一件事情,这在GTD中也是反复强调的基本原则(可是我总是做不到。。囧。。)
2. 每个番茄时间内是绝对不能被打断的,否则该番茄时间被视为无效。
3. 关于休息时间。开始我总觉得,每个人的精力是不一样的,不一定要完全的25min,只要超过20min,都能算一个番茄时间,并将其累加,以观测每项工作需要多少时间。不过番茄法告诉我,休息也是很重要的,当你发现,你看了五分钟就很困的时候,说明你没有休息好,该去休息啦。并且25min是大量的实践经验表明的最适宜的持续工作的时间。因为人类的大脑,确实持续工作20到45min就需要休息一会儿(不知道有没有专门研究这个课题的行为学实验耶)。
4. 这样的记录方法有点像强迫症。。。我每次按下开始的时候,都会突然心绪不稳。开始我更喜欢用正向计时器,后来我发现这个时间的设置还是有科学依据的(但是我精力好的时候,通常可以连续工作40min),而且书中对强迫症的顾虑做出了解释:番茄工作法本身是一种比较方法,不是和别人比就是和自己比。每一次嘀嗒声都是在证明给自己看:“我会做得更好。”所以在按下开始键的时候,不必紧张,应该更有信心了才是。
5. 但是这种方法,或者说其他的一些在网上看到的方法,似乎都只对短时程的项目比较有用,像两年,三年甚至七八年完成的项目,这样下去就不知道有多少个番茄时间了。。。我不知道这样长的项目适不适用这种统计方法。
总之,这是一部改变你对时间的看法的书,坚持不懈地运用后,会养成对时间的精确的感知能力,和对任务的预计能力。
PS: 如果30min是科学的,那么45min一节课岂不是太长了?所以老师该适时地给学生讲个笑话什么的?
PPS: 原来做饭和做实验是如此的相似,以前说到timer,我的第一反应就是做实验用的timer,直到去了宜家,惊讶地发现还有厨房计时器,原来烧饭烧菜和做实验一样,也需要精确地控制时间。
PPPS: 打断过我的一些搞笑原因:
(1)
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书名: 番茄工作法图解
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出版社: 人民邮电出版社
原作名: Pomodoro Technique Illustrated: The Easy Way to Do More in Less Time
副标题: 简单易行的时间管理方法
译者: 大胖
出版年: 2011-2
页数: 148
定价: 29.00元
装帧: 平装
ISBN: 9787115246691