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横向管理工作进程的四个清单

湛露 对 尽管去做 的书评 发表时间：2014-12-03 19:12:32

所谓的“横向”工作，主要是明确判定工作的预期结果以及下一步行动，并把待解决工作的提示信息放在一个系统中，定期回顾。“纵向”工作则是指寻找解决方案，或者确保行动方案切实可行。大多数情况下，我们仅仅需要横向工作。关于横向工作，书中提出大量可行的办法。不可否认，David Allen的GTD思想使许多人的时间管理与生活方式发生了改变。然而个人认为作者在叙述工作进程的组织管理时，本身的叙述在结构框架上有所欠缺（或许其中有翻译和书籍排版的问题）。
要建立起个人工作组织管理的系统，所需要的主要是四个清单。对于能够马上处理的工作，纳入工作任务清单、日程表或下一步行动清单。不能立即落实的，则放入一个待处理清单。

（一）工作任务清单
这些工作不需要按照特殊顺序排列，只需要被列在一张清单上，以便经常查阅。这个工作清单就是一个放在我们面前的各种终点线的汇编手册。
其后还提到了“保存工作计划和资料的储存器或文件夹”，即工作的辅助性资料，并且最好放置在视线之外的地方。然而，这一类庞大繁杂、分门别类的辅助资料，或许在更大程度上属于“个人知识管理”的系统，而非“个人时间管理”的系统？

（二）日程表
日程表提醒的是“紧要而艰巨的任务”。然而，这并不意味着这些就是最重要的事情。
日程表上一般标注三种情况。
一是在某一个确切的时间里采取的行动，书中称其为“约会”的别名。
二是在某一个确切的日期里采取的行动。一些事情需要在某个特定日子里搞定，但不一定苛求于某一个确定的时间段。所以，拥有一个既可以记录具体时间，又可以标注具体日期的工作日程表，实在是太有用了。
三是在某一个确切的日期里将要获取的信息。可以标明在某一个特定的日子里希望了解哪些情况，但不一定非要采取什么行动。

（三）下一步行动清单
“下一步行动”清单中记录的是所有的行动提示信息。下一步清单和日程表一起构成每日行动管理的核心结构。同为提示信息，他们不同之处在于：下一步清单中是处理得越快越好的事情，日程表中是特定时间或日期将要发生的事情。
如果这类事情只有20~30件，那么可以统统列在一个清单中。若是达到50~150件，进一步地细分不失为理智的做法。

（四）待处理事务
这些不能够立即落实的工作，同样需要一个组织良好的系统。这个系统可以进一步划分为三类：垃圾、孵化器、参考资料。
垃圾都是不证自明的。一切没有潜在行动价值或参考价值的东西要统统扔掉。
把那些不必立即付诸实施的事情与需要即刻解决的问题区分开来是至关重要的。这就需要孵化器和参考资料。
孵化器中放置的是不必立即投入行动，但是仍然希望保存的材料。目前有两种“孵化”体系：①“将来某时/也许”清单（目前不打算实施，但又希望在将来某一时间运作的工作）；②“备忘录”清单（保存备查资料，有时也称“悬而未决”或者“有待继续跟踪”的文件夹）
参考资料以书面或者数字的形式保存。一般情况下有两种形式：①特定主题或者特定领域的存储器（按照资料内容进行分类保存）；②一般性参考资料文件夹（每个人都需要在触手可及的地方，常备几个文件夹用于收集那些没有预先指定类别的信息。如移动电话的使用说明手册、会议记录、上一次旅行结束时没来得及兑换的日元……）

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尽管去做

书名： 尽管去做
作者： [美] 戴维·艾伦
出版社： 中信出版社
副标题： 无压工作的艺术
译者： 张静
出版年： 2003-09-01
页数： 305
定价： 21.00元
装帧： 精装
ISBN： 9787800738609