初读GTD

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注：本文仅基于读完《搞定——无压工作的艺术（张静译）》后有感而作，与原著者及GTD的创始人David Allen的行事思路不尽相同。下文所总结罗列的方法论仅适合本人，即GTD实践的初学者这个角色。

写作思路：

第一部分、GTD是什么？
第二部分、为什么GTD？（起因）
第三部分、GTD能达成效果？（结果）
第四部分、实践GTD。
第五部分、 此方法与别的方法的如何结合和推广。（以至可以融入生活中，形成良好的习惯。）

第一部分：GTD是什么？

GTD是一种高效个人时间管理法则。全称“Getting Things Done”，这一句三个词组成的英文词组中就包含两个充满力量的动词，它简洁地传达了一种积极的做事原则。

全书的主题是，按照一个固定行事思路，通过收集、分辨、归类、回顾、执行、再收集的流程完成任务。

GTD的步骤简介：顺利的GTD在工作状态下的行动是：一周5个工作日，每日走完一圈，在周末做回顾，更新下周的日程表、对照项目清单展望下目标进度、欣赏下一步行动清单中红笔划去的已完成事项、备份。心情愉快地期待下周的到来。

第二部分：GTD目的

明确目标，是我们展开任何工作的动力和激情之源泉。

为了更清晰地理解GTD的目标，追问到底！
Why I will get these things done?（为什么我要搞定这些事情？）
这个问题有三元素。

1. These things为什么是这些事情？（而不是那一些）我的选择是基于什么动机来决定的？这些动机是本质还是表象？本质的部分符合我的个人价值观吗？表象的那一部分更深一层的本质是什么？我值不值得为它们花时间？
2. I 为什么是我来做？我是完成这些事情的唯一人选吗？
3. Done 搞定！一旦搞定了，会给我带来什么样的快乐。这快乐和满足感是短暂的易遗忘的？还是持久的？随着年月增长成倍积累的？

GTD的目的应当与个人价值观同步。随着时间轴的移动，短期目标和长期目标的方向一致呈向上走势。

第三部分、GTD结果

愿景对应执行，目的对应结果。
行动的结果是什么？这一动作的完成在我的短期目标中占了多少分量？达到了什么样的效果？为下一个5年计划、10年计划构建了多少基础？重要性如何——它是基础的水泥部分？还是泥沙成分？还是钢筋质地？

这一连串的自问，使我不禁想起“二八法则”，通常人生中20%的事情决定了另外80%的事情。所以，我们要擦亮眼睛，给自己留下充裕的时间来思考这20%的部分。GTD理论侧重于完成所有的工作而不强调轻重缓急，对于“执行”这一步强调依靠直觉来行动。我认为，作者的这一部分直觉行动法是基于对未尽事宜处理和组织阶段（也就是第二和第三阶段，我将在第四部分进行详细阐述。）的充分理解和巨细靡遗地归类之后来做的，对于GTD的初学者来说，我认为，这部分可以根据自己的实际情况进行改进。（如采用四象限分法区分轻重缓急，详见下文。）

第四部分、实践GTD

分析了事情的来龙去脉，自然摩拳擦掌要做个充分的行动派。不能等，马上动手。经过昨天的试验，我初步做个小结。

我的GTD工具：
1. 活页本A6*1：随时随地随身记，用来捕捉脑袋里任何天马行空一闪而过的念头，作为Inbox
2. 记事本A5*1：一天用两页，摊开左右写。

其中，左页使用改进的四象限分法对随身记的Inbox进行重新梳理，右页留给Next Action，即下一步行动记录。


左页——进一步梳理Inbox

我是如何改进左页中的四象限格的呢？我参考了邹鑫的这个改进方法：（视频链接http://www.gtdlife.cn/2011/2183/free- your-quadrant/），调整了分区比例。上半部分：在第一象限留了狭长的空间来记录重要且紧急之事，起到一个心理暗示作用，尽量避免和尽快处理掉重要且紧急的事情；第二象限就空出了大篇幅来记录重要不紧急的事情，相当于我们平时做的routine job。
① 下半部分属于不重要的事情。这对于我来说有点为难。为什么呢？不重要不紧急的事情值得记在本子上吗？世上有不重要却紧急的事情吗？——特别对于后一个问题，大家有什么答案吗？请不吝赐教。视频中的邹鑫将第三象限（不重要不紧急的事情改为开心一刻，用来记录自己觉得今天特有成就感的事情或者开心得意的想法。像个小锣鼓，咚咚敲一下，喜庆，激励，这不失为一个好主意呢！）只是第四象限，我一直不清楚怎么填。

右页——Next Action
详实具体的行动步骤，以及完成的时间。

书本的后页——Projects & Project plans
从后往前记录，项目和与其相关的计划可以绑在一起写，标上日期和索引码。

3．活页本B5*1。这是一本脑图画册（Mind mapping book），是A5记事本后页对于项目的展开，它同时也是A5记事本上Next Action的参照资料。因此，需在前两页留白以作好对应的索引和页码，而这本脑图画册完全是头脑风暴的产物，相对于随身随记的Inbox小活页本来说，更具针对性，和以某一个具体项目为导向的关联性。画册宜在每周回顾或者在整块的时间里使用。
4．A4Calendar*2，电子+纸质日程表各一张。一份用作存档、一份打印下来夹在A5记事本的内页，用于部署特别重要的事项。月Calendar的一个突出的好处在于在月初预约和月末回顾时做到掌控全局、对于工作量、项目的时间节点心中了然。如果是电子档的Calendar，可以结合甘特图以示进度。
5．文件袋*2+。粉袋装Someday/maybe这类以后可能会处理的文件。可能是个“成立团队羽毛球兴趣小组”的计划，这类文件容易被冷落，建议也每周回顾一次，再判断价值，当做则做，当断则断。蓝袋装Reference（retrievable when required）参考资料，这些参考资料与项目参考资料是不同的。它们是当前不需要采取行动，往后可能会用到的资料，如某纪念品商店的广告宣传册。文件袋多用来存档，可以两到三周回顾一次。往后随着GTD方法使用越来越熟练，工作越来越多，会添置若干文件夹或者文件包，届时，对于归档会有进一步优化。

相对于电子工具来说，我偏向纸笔，俗话说得好，眼到手到心到。我授权自己的手和脑袋充分的自由，并充分地信任她们是我的大脑最为得力的助手！3本记事本，1张日历，办公室抽屉里的若干文件夹，初步构成了我的日程管理系统。其中一大一小两只记事本会常随身边。我崇尚的做事准则是化繁为简，只要能够达到预期效果，还是希望手头搜集信息和指令的工具越少越集中为佳。

最后一部分、此方法与别的方法的如何结合和推广。

GTD的流程看来是个凤凰涅槃的过程：收集、分辨、归类、回顾、执行、再收集。联想到PDCA的那个闭环。可不可以这样来理解：

收集——>Plan
分辨归类——>Do（Process）
回顾——>Check
执行——>Action
再收集——>Plan again
同样也是一个闭环结构。

GTD 也是一个对个人生活和工作质量的一个自检及改进过程，与PDCA的目标和愿景是一致的。与其不同的是，GTD的完成频率是以每天为单位的，它甚至比 PDCA质检流程进度和反馈速度更显著。相应的，通过每日、每周不断地回顾和更新Inbox，执行GTD所带来的成就感和愉悦感要更频繁。那么，尽情地享受它吧！不断地调正这指南针，在不知不觉中愉快精进。

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今天是地球熄灯1小时日，在烛光里写，心也比较静。只是眼睛不适应，留个纪念——
图里是四象限法+情境分类，即把所有未尽事宜再次按照处理地点进行了分类。@home@Office@Computer@Outside
这样做的好处是分割了时间段，坏处是分辨归类这一环节再次花费了时间，怎么取舍还成问题。先睡了。这个问题列入Next Action。