很多大学生毕业后,刚进入职场都会有点不适应。习惯了在学校懒散的生活,当上司交给自己一项工作的时候,不少人都会不知所措,不知道该从哪里下手,该在什么时间段做什么事情,不知道该找谁沟通。一不小心就有可能因为工作延误而被领导批评。
职场不同于学校和家里,不会过多的包容你的错误。它是一个效率至上、价值至上的战场。所以,如何提高工作效率,多快好省的完成工作,成为初入职场的我们的第一堂必修课。
记得我刚入职场的时候,也犯过因效率低下而被上司批评的错误。有一次,上司让我负责某个学校的训练营的统筹工作,给了我一个月的时间去准备。可能是觉得时间非常的充足,我迟迟不开始。然后,正当我打算开始展开工作的时候,上司告诉我,训练营的时间提前一周。天呐,我什么都还没准备啊!结果可想而知,不仅被批评,也连累同事加班加点。
由此可见,为了更好的完成工作,必须提高我们的工作效率。作为职场小菜鸟,没有师傅领进门,我们该怎么办呢?日本作家赤羽雄二写的《零秒工作》给了不少提高工作效率的办法和技巧。其中,下面的几个工作原则是初入职场的我们最应该学习的。
原则一 首先形成整体印象
“所谓整体印象是指最终的成果是什么、为了取得最终的成果需要考虑怎样的要素、需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果、从什么地方着手才最有效等综合因素。”
以我当初负责的训练营为例,从一开始接到这个任务,我就应该形成整体的印象。比如说,我的这项工作目标是什么?有多少学生参加训练营?需要准备什么物资?数量是多少?人员工作该怎么分配,要求他们在什么时间完成?
如果当初自己懂得这么去思考,恐怕就不会这么狼狈了。换言之,在开展工作前,我们需要有一个大局观,清晰知道自己的工作目标、工作需要的人力和物力以及期限的设置。
原则二 工作不要过于细致
“工作本身并不是以细致完成成为最终目的,它终究要以做出某项成果为目的。”
初入职场时,有些人接到工作后,要么要准备充足才开展工作,要么就在某环节过于的追求完美,导致工作没法按时完成。其实,这是犯了完美主义的毛病。
公司美工小叶,是个处女座(不是黑,是真的)。有一次领导要他制作一份宣传资料,当上交时间到时,他说他还没找到合适的照片。领导一看,照片还没找到是小事,他可是连文案都还没写好。
在互联网界,有一个很热门的思维——迭代思维。意思就是先做个大概的产品出来,立马投放市场,然后根据市场的反应再对产品进行升级,不断完善产品。换个思维,小叶是可以先选一张稍好的照片,然后写好文案,进行图文设计。等整体完成后,如果领导不满意,再进行修改。过于在乎小节,就会忽略了大局。
原则三 凡事提前
“在迅速推进工作方面极其重要的一点,就是将能够完成的工作全部提前完成。所谓‘全部提前’是指,即便是计划中的工作,只要是在能够完成的范围之内,都尽量提前一些完成。”
我自己对这个原则的理解是,要尽量提前完成工作,以便留有机动时间,应对意外的发生。我们人性中有一个弱点,就是爱拖延,不到deadline都不会行动。我之前负责的训练营就是因为自己老是拖延,当这项工作出现变动的时候,我已经没有足够的时间做出应对了。所以,要做到“凡事提前”,还要做到接到任务后迅速展开工作。
以上就是我个人认为对初入职场的新人比较重要的三个工作原则。书中除了向我们介绍了提高工作效率的一些原则,还给我们分析了工作效率低下的一些原因,比如说:无法迅速开始工作、无法专注于应完成的工作、工作缺乏计划、优柔寡断等等。了解自己工作进展缓慢的原因,就能更好的对症下药,提高我们的工作效率。
另外,书中还给我们提供了很多提升工作速度和效率的技巧。比如如何高效举行会议、写邮件的技巧、沟通技巧,都是一些非常实用的职场技巧。最后,这本书不一定能让你实现“零秒工作”,但能让你知道每一秒的工作价值。祝愿我们都能提高工作效率,早日实现升职加薪,登上人生巅峰!
初入职场的你,如何提高工作效率?
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