不会写，怎敢拼外企——TCS三级跳 解析商务英语写作经典案例读书笔记

TCS三级跳 —— Tone, Content, Structure
第一跳：语气Tone
两个因素决定邮件语气：
1. 对方的身份
2. 你们正在沟通的这件事情性质

第二跳：内容Content
1. 您为什么写这封邮件
2. 您想让对方做什么
3. 对方为什么应该做

第三跳：结构Structure
金字塔原理结构

基本技能篇

挑战一 完美笔下的细节——不是因为粗心，而是因为您不知道
mutually rewarding and long-lasting relationship: 互利而持久的关系。
不要选择邮件来沟通的情境：
- 处在激烈的情绪中；
- 当公司里政治气候敏感，邮件又涉及到您的立场时；
- 当此话题需要多方在一起讨论时；
- 当涉及个人隐私时；
- 当事情紧急，需要立刻回复时。
使用留白让自己的邮件清晰：
1. 每个段落只表达一个意思点；
2. 如果有某个段落超过了六行文字，请就尽量把它分成两段；
3. 使用小标题和清单。

挑战二 有了人手办事——向上司要资源
和老板约时间，有回旋余地的一段时间好过定时
只让老板做选择题和判断题。

挑战三 向从未谋面的同事请教——除了礼貌谦虚之外的技巧
勤于提问，敬意表达。
Thank you for your time: 感谢您的时间

挑战四 金字塔结构——组织思维的必杀技
金字塔结构维度：
Reason 给原因
Details 给细节
Results 出结果
Examples 给例子
Comparisons 做比较
Statistics 列数据

挑战五 我是一颗誓将冷板凳坐热的蘑菇——打造专业的工作进度报告
已经完成的工作任务、正在进行的工作任务和将会做的工作任务。
小标题使用；表格陈述；和老板保持一致。

挑战六 大家齐力来搬家——组织跨部门合作
讲清楚问题可以归入三个方面：
程序安排、时间安排、意外情况的处理。

挑战七 两招应对抱怨不休的同事——表明态度，做出行动
- 永远不要说您做不到什么，而只说您能做到什么；
- 永远不要说对方不应该做什么，而只说对方应该做什么。

挑战八 谢谢您，给我的帮助——有来有往，来日方长
简洁就是美。

挑战九 堂堂正正要求加薪——不卑不亢展现自身价值
加薪三步骤：
做好调查和计划。不要在周一或周五发出这封邮件。
向老板口头或书面提出要求。
跟踪老板的反馈。
a merit increase: 因工作表现杰出而享有的涨薪
STAR原则：Situation, Task, Action, Result

沟通执行篇

挑战一 让您愉快加班不抱怨——精神物质同激励
表现同理心，同时要有物质奖励。
draw a perfect full stop to: 画上完美的句号
reimburse: 报销
避免弱化语气的词。

挑战二 微笑着写好第一句话——提出与老板相左的意见
越是提出反对意见，越是要着眼于双方的共同点。
反对时一定要提供替代方案。
后退一步，使我们的目标达成一致。

挑战三 要求对方采取行动——清晰不含混
在邮件中表达抄送信息有益于收获团结的人际关系。

挑战四 要说服别人，其实也很容易——八步骤打动对方
让对方清晰地看到号召给自己带来的好处。
说服八步骤：
1. problem/opportunity 提出问题或机会
2. +/- impact 正负效应
3. solution 解决方法
4. features 这个解决办法的特点
5. benefits 这个解决办法给对方带来的好处
6. evidence 证据
7. summary 总结
8. call for action 号召行动

挑战五 阻止不良行为的蔓延——唤起对方的同理心
注意英文表达中的标点符号，

挑战六 我要学习！我要学习！——向公司申请培训机会
老板最关心的问题是：我为你的培训做了投入后，请问产出是多少？
this small investment: 这笔小投资（比“spending money”更聪明的说法。）
I request your support: 我需要您的支持
appreciate your advice about how best to proceed: 期待您关于如何最好地开展下去的建议。
把逻辑中心挪到第一句话，开门见山表达沟通目标。

挑战七 做出大胆提议——并不是每个人都会接受
每个人接受建议的速度并不一致。
SOP: 标准操作程序（Standard Operating Procedure）
在修改文章时，如果看见有形容词，请删除；如果您认为该形容词非常贴切而舍不得删掉，那么请在后面给个支持性的陈述（supportive statement），让那个形容词因为有信息化语言的支撑而不至于苍白无力。

挑战八 勇于承认失误——做个有担当的职业人
使用小标题（相同词性的词开头，大致相当的长度，同样的短语结构。）
小标题格式：
粗体
下划线
不同风格的字体
大一号字体
所有的字母大写
加背景阴影
使用清单（各项之间有时间顺序，或者重要性顺序）

挑战九 当下属不听指挥时——是责备？还是求全？
少用负面词汇，就事不就人。

高效管理篇

挑战一 拒绝同事的请求——有原则又有回旋
使用逻辑连接词。

挑战二 处理危机——快速、冷静而有序
建立“bonding”：
- “You+Me”——这个世界是由“你”和“我”组成的。
- “You≥Me”——“你”永远比“我”更重要。

挑战三 赞美、信任和期待是能量的来源——为下属加油喝彩
主语多样化。

挑战四 发命令式邮件——平衡语气最关键
重新排列写邮件的顺序：
加附件
正文
标题
地址栏

挑战五 传达最深切的慰问——切忌同情和说教
为了保护收信人的隐私，可以在地址栏to中填上自己，然后将所有收信人都填在Bcc中。

挑战六 布置任务大胆放权——带好徒弟，解放自己
站在对方的角度，想想对方会有什么疑问。
“四对问题”
same: 寻找相似处；Different: 辨别独特之处
Whole: 是否是更大整体的一部分；Parts: 内部构造，关键角色
Time: 对象成立和发展；Space: 占据了哪些市场
Cause: 为什么考虑这个对象；Effect: 优势和风险

挑战七 三明治比臭肉可口——消除坏消息带来的伤害
"三明治结构"
先说些好听的话，再将坏消息透露出来，结尾处再说些好听的话。

挑战八 良药苦口——批评下属也可以春风化雨
英语邮件注意词汇多样化。
"always" - "without exception"
"can/cannot" - "The chances that... are good/remote"
"sometimes" - "There are times when..."
"often" - "oftentimes"

挑战九 及时地做公开反馈——完善团队建设
1. 尽量不用“be”动词，因为它无生命。
2. 尽量用主动而不是被动语态。主动语态直接传达“someone is doing something”，更有力量有权威。
3. 尽量不用“there be”句型，因为它死气沉沉。