Excel的另一个面相

Excel对于我们来说意味着什么？虽然存在着不同的理解，但可以说大多数人都会把Excel视为一种统计工具，或者说一种数据管理的工具。就像作者在书中一再强调，数据是Excel的核心，“从天下第一表的数据特性入手，让表格的分类回归到数据本身。只有这样，才能冲破职能和岗位的界限，掌握最根本的制表思路和方法”。作为核心的数据，如果按照我今年年初为《你早该这么玩Excel》所写的读书笔记《道术结合，重道轻术》中的理解，数据可以说是Excel的一个道了吧，对数据的理解和运用必然是Excel应用模式的灵魂。如果说别的Excel教材是围绕着具体的任务的介绍Excel应用技术的话，那伍昊的书则是围绕着数据来谈Excel，所以他的书会站在一个相对来说更高也更为普遍的层面来看待Excel。毕竟数据才是统摄所有Excel的王者，而不同的任务则是数据的一个具体面相而已了。这一点对于Excel的初学者来说就显得很难得了，会让我们少走很多弯路，直指Excel的灵魂——数据。而对于“表哥”、“表姐”们来说，伍昊的书同样有意义，因为他的书等于是帮助这些Excel高手们完成了一次概括和抽象的过程，帮助他们完成了一次理念的升华。“从大处着眼，从小处着手”，作者帮助读者把眼光放到数据这个位高权重的对象上，那么一个个具体的任务就是“小处着手”了。

在上一本书中，作者重点是在解释Excel的“道”，虽然也会涉及具体的应用之术，那是为了帮助我们理解他眼中的“道”。我想正是这本书帮助我们完成了“从大处着眼”的试炼。所以在伍昊的新书中，我看到他延续了上一本书的精髓，但也清楚地意识到，他开始要引领读者训练 “从小处着手”，也就是说他的这本书会更多地谈Excel的应用技术。而在这本书中，数据的王者地位体现得更为明显了，无论是函数，还是基于数据特性而对Excel应用表格所作的重新分类，都体现了这一点。也许，方法与方法之间有差别，但是数据却是不同类型表格之间相通的东西。这就是作者比别人高明的地方，知道用“道”来强化表格之间的联系，从而呈现出Excel表格的整体性的一面，而不再是让读者把眼光更多地放在具体的表格上。既然不同表格之间能够通过数据建立起联系，那么方法之间也必然可以建立起某种联系。这就是作者新书的诱人之处，学习到一种可以用在不同场合的通用方法，想着就令人兴奋。想想看，如果我们针对传统分类中的销售明细表、采购明细表、办公用品领用表、库存管理表和现金日记账等不同类型的表格学习不同的方法，我们会不会发现其实如果从数据特性来看，这些类型的表格都可以被归为“有东西进入型”表格，针对这类表格处理的方法都是一样的。所以，抓住数据这个核心，我们可以说是找到了学习Excel方法的捷径。从数据特性出发学到的方法显得更有普适性一些。

也正是基于数据在Excel中的核心地位，我想是不是任何可以用数据表示出来的东西都可以用Excel来处理、分析或是记录呢？就像是又发现了一个Excel表格的具体面相。在网上经常可以看到有人用Excel做timeline，做甘特图，做晨间日记的模板，甚至用来做游戏。这都是Excel的具体面相，同时也有很多人在做着各种各样的尝试和努力。所以在我看了很多的励志书籍，尤其是笔记术和时间管理方面的书籍之后，在不同作者的不同方法中我发现了某些共通的东西，比如把个人成长的目标量化。这种量化一方面可以显得更为直观从而更具有震撼力，另一方面也更便于操作便于实现了。虽然并非所有的目标都可以转化为数据，但那些可以用数据展示的目标或许正可以用Excel来管理。比如我们可以用Excel记录每天起床的时间，用图表展示特定时期起床时间的曲线图，帮助自己养成早睡早起的好习惯。或者用Excel记录每天的时间消费情况，用饼状图直观地展现自己每天的时间都花在了那些事情上面，鞭策自己提高时间利用效率，避开时间黑洞侵蚀本来就宝贵的时间。就我自己而言，我用的最多的还是用Excel监督自己的看书和写作。原本我是想把熊谷正寿在《记事本圆梦计划》中展示的未来年表转化成Excel的形式，结果因为我生活经验匮乏，很多内容我不知道该如何用数据的形式来表现。所以我试着从一个小方面来进行尝试，就是用Excel制作一年的阅读计划并随时更新计划完成情况。表格其实很简单，没用到什么复杂的技术，但我发现效果奇好。也是因为读书和写作的数量本身就是直观的数字，天生就适合用Excel来管理。其实我们很多目标都可以用Excel来计划和监督管理，只要我们坚信Excel可以做到。那接下来的工作就是怎么让Excel做到了。

俗话说“以道御术”，那是要道在术先。如果是把Excel作为目标管理的工具，那么这其中的道就是把目标数据化。仔细思考，总能找到其中的法门。就以戒烟为例吧。我定了一个为期一个月的戒烟目标。要量化这个目标，我现在每天要抽两包烟，也就是40根，那么目标就是把每天抽烟的数字控制在0。所以这个目标实现的过程就是把每天抽的烟的数量从40逐渐减到0。平均一下，每天要减少的数量。我在Excel中会用列来表示天数，一天是一列。再设计两行，上面一行填上每一天可以抽烟的数量，这个数量是逐渐递减的，不论是等差数列还是二级等差数列，一定是要在这30天内的某一天这个数字会变成0。这是戒烟的计划了。而第二行则是计划的实行情况，如实地填上每天实际抽烟的数量。最好用一下条件格式，如果同一列中上下两行的数字一致或者下一行的数字小于上一行的，那么就显示绿色字体。如果下一行的数字大于上一行，则显示成红色。或者还可以让Excel根据上一天完成计划的情况自动调整下一天的目标，也就是说如果原本计划第5天抽13根烟，第6天抽10根烟。结果在第5天我抽了15根烟，那Excel就可以把第6天的目标调整成抽8根烟。也就是说把超出目标的部分加到下一天的目标上，也可以算是一种对没有完成目标的惩罚吧。当然这只是我起的个头，我们还可以想到许许多多地方法，可以把Excel运用到目标管理、个人成长的很多方面。

其实说了这么多，我也只是提出了一种具体运用Excel的可能性。从数据本身出发，我们可以不断地发掘出各种各样的可能性。一方面我们在运用着前人总结出来的各种各样的应用方式，另一方面我们也在尝试着发现更多的可能性。我想，Excel的魅力正在于她本身有着无数的可能性等着人们去发现，去实验，去完善。她就像一个我们永远看不穿猜不透的美女，我们都知道她的美丽，但是我们永远都不知道她究竟美到一种什么程度。感谢伍昊，他把Excel的魅力呈现在读者面前，吸引着越来越多的人参与进来，共同去发现，共同去见证Excel的美。