开会的艺术

这本书已经在我手上两年多了。之所以买这本书，是由于两年前一次偶然的机会，结识了书的译者任伟先生。任伟先生，据我所知是中国地区研究引导术较为前沿的学者之一。一次我和大学老师吃完午饭时闲聊，任伟先生作为老师的朋友加入进来，为我们讲了他去尼泊尔参加引导者大会的过程。他们开会确实比较有意思：没有领导座次、没有冗长的报告、没有预设的会议结果，就是感兴趣的人们坐在一起，共同讨论自己感兴趣的话题，最终共同得出一个结论。这其实才应该是开会的目的之一啊。他们这开会的一套对于我们这种经常开会的人来说，简直就像长期身处雾霾之中闻到了加拿大的空气一样。

然后，听说他翻译了当前关于引导术最基本的一本著作——国际引导术的大师英格里德·本斯的《引导术》一书。不管出于什么原因，我回去就买了回来。然后就放在书架上吃了两年灰。直到今年，才通过自己的看书计划大概看了一遍，却也是受益匪浅。

看了这么多，很多童鞋估计不知道什么是引导术。这么说吧，引导者就是帮助一个群体开展团队建设，或者帮助团队提高沟通协调效率的人。引导术就是这样的技术。而这本书的主要面向于专业从事于引导这方面工作的人的一份指南。对于我们大多数人，可能就会觉得不那么有意思了。然而书中关于团队开会的内容，对于我这个经常参加会议，也组织会议的人，一些确实很有启发，拿出来和大家分享。其实正如书中所言，引导不仅是开会才需要的技能，而是与人沟通时所需要的一种能力，每个人或多或少都会需要这样的能力。

如果你要准备一场会议。（当然，会议分很多类，这里我们不讨论例会和各类通报会。我们要讨论到是各种研讨会，团队建设会，项目推进会，各种交流会）那么，如何把这个会开得既能达到会前预想的效果，又能使每个人感受到自己也有必要参加这个会呢）。仅仅上面一段话，就可以看到会议本事就是一件很复杂的事。然而，我们却容易把他简单化。

作为一个会议的把控者，你需要哪些技能？说中概括了八种：保持中立、积极聆听、提问、复述、确保不偏离主题、给予和接受反馈、厘清对方想法背后的架势、收集大家的想法、整合大家的观点并总结归纳。可以说，你如果能做到这几点一部分，大概你就是一个合格主持人。其实这里面每一项技能又都包含许多小技巧，比如如何提问？比如提出一个有效的问题，或者以问作答，或用来回应参加者的想法。再比如，提问的侧重点：是收集事实？还是了解内心想法？或者引出问题？或者探求根本问题？等

下面，说收如何开会。首先你要了解参会的人员。为了做好群策群力，那么首先你得有一个坚定的信念：团队的每个人都是聪明的、有能力有意愿把事情做好，每个人都有自己独特的价值，每个人都能承担责任，集体会做出比个人更好的选择。如果你没有这个信念的话，估计你是没有激情去搞好一场讨论会的，或者和你的团队共同推进事业前进。
怎么样了解，大概可分为：一对一访谈，小组访谈、调查问卷、实地观察。由于很多时候，我们是和自己较为熟悉的人开会，这一步我们常常忽略。但是，在心理，我们需要知道这个团队决策方式，和沟通文化等。

好了，下面开会。首先，总要个开场吧。作为一个学习了引导术的主持人，应该不会来就宣布嘉宾领导，直接开始之类的。应该准备一些破冰的游戏互动环节，调动参会者的兴趣，随后明确要讨论的主题，包括要达成的目的。在这个过程中让大家认同开会的 主题和目的。在与参会者接触时，要保持目光接触，不时来点幽默更好。等大家都参与进来，那么要把丑话说到前头，制定一个会议规则，因为后面的讨论都必须按照会议规则来进行。比如"所有的想法都值得被别人听到，不要对参会人员发起人身攻击”。另外，要注意规则的制定也是发挥大家群策群力的时机。让大家自己制定了规则就得共同遵守。

为了促进大家讨论，那么还需要使用一些技巧，比如在准备时就座位进行合理的安排，使用沙拉法（就是一个盒子里面放纸条）收集点子、使用四周的墙进悬挂白板进行分组讨论，或者循环访谈等等。以下行为增强会议的效果：
积极聆听
彼此支持
探询
厘清困惑
分享观点
征询他人想法
总结
协调各方观点
管理冲突

讨论的目的是为了做决策，那么如何做决策呢？决策有六种方式：自然达成、一人决策、折中、多重投票、投票：少数服从多数、达成共识。这六种方式各有优缺点，具体我就不罗列了。作为群策群力的讨论会，最主要讲的是达成共识这种模式。具体有以下8个步骤
写出一个对决策主题的表述
讨论关于主题的前提假设
明确想要的决策成果
为决策会议制定合适的规则
解释系统性团队共识的过程步骤并且为每步分配时间
对当前情境进行全面分析，发掘深层次的原因
运用头脑风暴法找出潜在的解决方法，或采用匿名头脑风暴法
根据评价指标，评审哥哥解决方案，
找出能够得到每位成员的共识方案会具备哪些部分（元素）
行动计划
扫清障碍计划
进度管理
评估整个决策过程
确实还比较复杂。

复杂的过程，总免不了冲突。在我们很多讨论会上之所以很拘谨，很多人不发言，其实有一个原因是，主持人害怕发出不和谐的声音，而自己又无法管理这种意外的冲突。于是大家在一种无聊而又无味中结束了会议。首先我们要知道争论和正常研讨的区别。是争论就应该立刻制止，是研讨就应该有序引导。一旦会议发生冲突，管理步骤主要是两步：一是疏导情绪，包括聆听对方，令对方感受自己的想法被听到，使其情绪被释放和消减；而是解决冲突。通过寻找合适过程工具，寻找解决方案，可以是系统解决，也可是双方妥协、包括彼此，或者可以有意识搁置起来。当然说起来两个步骤，具体操作起来需要主持人以高超的情商技巧，巧妙地介入到讨论中去，通过制定规则，以合理的沟通方法来一步步把冲突化解掉，并最终收获一个意想不到结果。


最后，书中还为我们介绍了什么样才是一个高效的会议。（不用百度，找不到下面内容）
有一个详细的会议议程，明确将要讨论的内容和目标，并确定有谁来推动该问题的讨论，并且估计好每项议题索要讨论的时间；
对会议过程有清晰的计划计划，写清楚要使用的引导工具和技巧；
合理分配好各种角色，包括引导者、会议主席、会议记录人员和计时员；（这个可根据实际情况而定）

有一套由参会者制定的团队规则，并张贴在会议室里；
大家对用哪些决策方法有明确的认识；（起码会议主席得清楚吧）
参会者在会议中表现得很有建设性，善于开会；
在会议中保持对会议过程进行检查；
有清晰的冲突管理策略；
会议由正式的收尾过程；
有详细和清晰的会议纪要；
有详细的后续计划；
会后进行评估。

总之，这本书不仅对于想学习团队引导的专业人士，而是对于任何从事管理和培训工作的相关人士，可以直接从中拿来很多实用方法的一本书。这或许是我当日深感受益良多于任伟先生交流的原因吧。

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