1、 为什么需要这一套工作艺术系统方法?它有什么好处?(魂)
它能帮助你在任何必要的时候,都能达到高效和放松的境界。原则是:把一切事物赶出大脑。
能够从大局着眼,从小处入手,并且使二者有机地融合在一起;必须能够管理多个层面;必须能够坚持不懈地对每天衍生的众多新生事物进行控制;必须易于维护,能节省更多时间和精力;化繁为简。
2、 这是一套什么样的工作艺术系统方法?(道)
1、 收集所有需要处理或者对你有用的事情(现在的、以后的、某一时间的;大的、小的、不大不小的),把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中;
2、 指导自己在获取任何“输入信息”(也就是接手任何任务)的前期就进行分析和决策,以确保随时拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”可行清单;
3、 管理、协调所有相关内容,履行你在任何时间点对自己和他人做出的承诺。
3、 这套方法如何制定和执行?(术&器)
1、 需要从横向和纵向两个角度来控制各种事物。横向控制是把你涉及的所有行动都管理起来,保证毫无遗漏地加以执行;纵向控制则是对每个具体主题或项目进行思考和协调,并跟踪其进展情况。
2、 横向管理工作流程的5个步骤:(收集、理清、整理、回顾、行动)
1) 收集引起我们注意的事务和信息:要选择合适的收集工具,它能帮助你收集每件事情而不是用大脑收集、数量越少越好、便于定期清空;
2) 理清每个项目的意义和相关措施:下图红框中的7种步骤,即“将事件放入工作篮”、“明确事件的目标和计划”、“明确是否需要采取行动”、“下一步行动是什么”、“立即执行”或“指派别人”或“延迟”(要明确知道这件事的目标和计划,才算明白了“它是什么”);
3) 组织整理结果,提出选项:下图蓝框中的8种结果,即“垃圾”、“将来/也许(用手机备忘录记录)”、“参考资料(用微云记录)”、“项目清单(用奇妙清单记录)”、“项目计划和辅助性资料(分别用奇妙清单和微云记录)”、“等待清单(用奇妙清单记录)”、“日程表(用随身本记录)”、“下一步行动清单(用奇妙清单记录)”(项目计划详见纵向管理工作流程)(下一步行动的选择;
4) 进行思考回顾:时时查看日程表;至少每日查看下一步行动;至少每周查看等待清单、项目清单、将来/也许清单,检查整个体系运行情况,关注6个层次。
5) 选择行动:可以利用“四标准法”,即情境、支配时间、精力和重要性;重要性的判断标准则可利用“六层次法”,即“地面:当前行动”、“1楼视野:当前项目”、“2楼视野:关注点及责任范围”、“3楼视野:目标”、“4楼视野:愿景”、“5楼视野:目的和原则”
3、 纵向管理工作流程的5个步骤:自然计划法
1) 定义目标和原则:目标赋予我们十足的干劲儿和方向感,原则界定了我们行动的限制因素以及行为的标准;
2) 展望结果:想象前景,阐明结果
3) 头脑风暴/集思广益:一定要借助工具记录下来,如思维导图
4) 组织整理:明确事件的重要组成部分,整理分类(按构成因素、先后顺序、重要程度)
5) 明确下一步的行动方案:使大脑摆脱事务的纠缠。
备注:从下向上使用自然计划法可使事物更加清晰,从上向下使用则可产出更多行动。