「零秒工作」是个神话，不过读懂这些能让工作效率提升 10 倍

读完本文需要
4 分钟

本周在读完赤羽雄二的《零秒思考》之后，接着读了姊妹篇《零秒工作》。作者结合自己在麦肯锡 14 年的工作经验，写就了这本书。

正所谓天下武功唯快不破，工作也是这样。 书名「零秒工作」固然是个噱头，但是本书围绕着如何提升工作效率，还是给出了很多值得我们学习的方法。
为什么你的工作效率低？

外部原因

    众多管理层和部门领导人无法自己作决定和推荐工作
    部门内外协调后的再次协调
    随之而来的庞杂冗繁的资料制作

自身原因

    无法迅速开始工作
    无法专注于应该完成的工作
    工作缺乏计划、不断滞后
    优柔寡断、犹豫不决
    制作文件和资料的速度慢
    在Email上花费大量的时间
    会议又多又长
    大量的退回与重做

提升工作效率的正确原则
首先形成整体印象

所谓整体印象，主要是指：

        最终的成果是什么？
        为了取得最终成果需要考虑怎样的要素？
        需要按照怎样的步骤和顺序？
        从什么地方着手才最有效？

一旦有了整体印象，就能清楚判断哪个部分是最重要的。这样一来，注入过分细致的工作、一开始便在不那么重要的本应暂缓的工作上浪费过多时间等情况就可以避免，同时还能在全面分析风险因素的基础上，致力于提升工作速度。
工作不要过于细致

细致本身时间好事，但为了推进工作，重要的是「不要过于细致」。从结果上来看，一旦超过截止时间，那么不管之前工作得多么细致都于事无补。
掌握工作的要领

把握完成工作所必需的要点，在减少时间浪费的同时推进工作。掌握要点，可以使我们在工作时心情相对放松，同时，因为把精力主要放在应该重视的部分上，能确保最终的成果质量。
对改善方法本身做改善

为了提升工作速度而尝试各种改善方法者大有人在，但是如果能更进一步，寻找改善方法本书的改进空间，那么工作效率自然能更进一步提升。
凡事提前

即便是计划中的工作，只要是在能够完成的范围之内，都尽量提前一些完成。提前完成会让人更加轻松，时间是也更加充裕，让人冷静地以更加全面的视角来推荐工作。心中感到轻松的同时，大脑也会变得更加灵活。
提升工作效率的利器
PDCA管理循环

PCDA 是指 Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）、Act（改进），是一种循环管理工具。
以制作文件为例：

    Plan（计划）：讨论文件的整体构成、页面分配以及每一页的内容、是否有遗漏等。
    Do（执行）：完成所有页面的制作。
    Check（检查）：确认最初的目标是否全部达成。
    Act（改进）：重新编写不足的部分和不恰当的部分。
    Plan（计划）：重新讨论文件的整体构成、页面分配以及每一页的内容、是否有遗漏等。
    Do（执行）：全面修改。
    Check（检查）：确认最初的目标是否全部达成。
    Act（改进）：重新编写不足的部分和不恰当的部分。

一次、两次甚至多次运用该循环工具后，工作的成果便能日臻完善。
运用「 A4 笔记术」帮助思考

在《零秒思考》中，作者详细介绍了「 A4 笔记术」。A4笔记术的方法掌握起来并不难，规则大致是以下五条：

        将A4纸横放在面前；
        左上角写上笔记的主题，右上角写上日期；
        正文写 4 到 6 行，每行 20 至 30 字；
        正文书写时不必在意顺序，要一股脑写下去；
        标题、日期、正文，要在 1 分钟内写完。

每天按照这样的方式书写 10 页笔记，几个月下来，自己思考问题的能力和表达的能力都会有很大提升。
如何高效制作文件？

    对于想要制作的文件，先利用「 A4 笔记术」写出 30~50 页笔记；

    将写好的笔记全部摊开在桌面上，将内容相关的笔记摆在一起；

可以按照「面对的问题」-「解决的方针」-「具体的对策」的结构排列自己的笔记。

    针对摆放好的笔记统一制作目录，将笔记整理好再重新用「 A4 笔记术」书写笔记；

这一次只需要根据确定的目录来重新书写笔记。每页上除了原有的 4~6 行文字外，还可以加入一些图标和采访评论的内容，在已知的范围内尽量多写，更有利于推动今后的工作。

    全部写好后输入到 Word 或 PPT 中
    不要逃避盲打
    多掌握快捷键
    将能够反复使用的文件保存在「范本文件夹」里

如何高效举行会议？

    将所有的会议时间减少一半
    将会议的次数和出席人数减少到一半
    迅速高效地推进会议中的讨论

        让参会人员逐一发表自己的看法
        对持有不同观点的人的发言要特别强调和引到
        不要认为发言人的声音越大就越好，要从内容上判断
        尊重他人的发言
        如果意见有冲突，确认相同点，整理不同点
        如果讨论的主题发生了偏移，引导大家回到同一个范围内讨论。

    灵活使用白板，提升会议效率

        由会议主持人在白板上书写
        不要自行归纳，尽量将发言如实记录下来
        不明白的时候坦率地和发言人确认，然后记录
        归纳要点，补充完善
        用手指着记录下来的内容，向本人确认
        整理议题和将要采取的行动
        关于论点上的偏差，要当场通过图示的方式说明相同点和不同点
        将板书拍照作为会议纪要

如何高效书写邮件？

    收到邮件后立刻回信
    对于难以开口的内容，也要迅速回复
    对于复杂的内容，应当直接沟通
    将 200~300 个常用词汇在输入法中设置为缩写
    将邮件按照类型和日期先后顺序统一保存
    区别使用邮件和社交软件

如何高效进行沟通？

    认真倾听他人的发言，能够更快速地推进工作
    将想要传达的信息归纳成 3~4 个重点
    应该传达的信息，要直接传达
    通过书面形式共享意见一致的内容
    「居高临下」的态度是万恶的根源
    积极地反馈，不吝惜表扬与感谢

本文首发于我的微信公众号「章鱼读书」。