不想让自己的时间白白流过,至少要留下印迹吧!
——飘荡的果壳留
开始记录手账,是源于好几年前的一部电视剧《我可能不会爱你》中的,里面提到一个“初老症”的概念,网上列举了N多条,看看自己中枪的,不要太多啊!!
对于没有结论的冗长会议感到厌恶;
对于磁场不对的人,可以毫无牵挂地说再见;
KTV热门点播歌曲完全不会唱;
最近的事情越容易忘记,反而久远的事情越是记得;
……
好像没什么不对,没毛病。尤其是最后一条,于是就想着自己要不要开始记录一些日常,这样岁月长河流过,至少会在纸上留下一些印记吧。
Step 1:如何选择手账笔记本和用笔
选择手账笔记本时,首要具备两点:
月计划表——可记录每月预定行程,且能一目了然的页面;
周计划表——可记录每周预定行程,且能一目了然的页面;
手账笔记本的最佳尺寸:要能随手携带
尺寸方面,要以“随身携带”“适合自己生活形态”为优先考虑条件。为了能随身携带,最好能方放进包里,或是放得进口袋里,当然也可以考虑外观设计,不过对于忙碌的人而言,还是选择笔记字段空间比较大的手账笔记本为佳。
牢记四色手账规则,手账内容一目了然
不同颜色会让事物变得更加清楚,而且这四种颜色都很平常,可以很容易买到。
四种不同颜色所代表的意义:
蓝色——工作。代表可冷静执行各项工作的颜色。
绿色——私事。娱乐计划或是令人期待的预定行程就用绿色做笔记。
红色——健康等重要事项。红色为生命之色,也有危机管理的意思。
黑色——杂事。与生活有关的琐碎杂事,就以代表平常心的黑色来做笔记。
除了四色笔之外,还需要准备一支绿色荧光笔,将休假日明显标识出来。
两大笔记本原则,立刻找回属于自己的时间
月计划表=以填写“与他人的约会”为主
月计划表,可用来控制管理整个月的行程表,一眼就能区分星期几与假日,所以相当方便,但因为可做笔记的空间有限,所以主要用来记录”与他人的约会“,比方说工作上或家人间的约会,以及与朋友见面这类的约定。
将月计划表中每一日的空格,由上至下分成四等分,区分为和谁、上午、下午、下班后等时间段的预定行程,以便一眼就能分辨。
周计划表=以填写“自己想做的事”为主,可检视每日进度,最好记录“自己想做的事”
例如,当天必须完成的“待办清单”,就记在周计划表上,最重要的就是在待办事项前,画上“口”。
搭配一个小工具,让手账功能更加强大。
就是小手账笔记本。通常超市里就有,至于尺寸的选择,以能夹进手帐本里为宜。
这个小手帐本,可以记录每天想到的灵感,没必要记录工作用笔记本上的,都可以记录在这个小本子中。手账笔记本末页所附的笔记页也十分珍贵,“全年度”有关的活动记事或清单记录在里面。
例如:“年度清单”可规划一年后的个人目标;“人生清单”可规划未来几年的个人目标;“活动时间表”可记录年度同一季节想进行的计划;“禁止清单”可设定自己的原则,例如“假日不看工作相关的电子邮件”;“五十大目标”记下一年内想完成的事项;“购物清单”可汇整目前想买的东西。
这么做的目的就是想通过“写下来”的动作,将梦想具象化,迈出第一步。
第1章:用手账找回属于你的时间
问题:许多人每天忙于工作,都会感觉“拼命工作,却总是做也做不完。”原本打算在今天内完成的工作文件,却花了超出预估的时间,就像连锁效应一样,接下来的预定行程或工作不得不延后。
天天加班,真的是因为工作量多吗?
其实,“无法确实掌握花费在工作上的时间”,才是真正的主因。
比如,“心里盘算原来要早上十点开始写企划书”,接下来还要有其他的事情,但不小心花费了两个小时,计划不能赶上变化。
把开始时间“圈出来”,用时钟提醒自己注意进度。其实最重要的一点,就是你能确实分配多少时间给哪一项工作,这种时候,如果善加利用手账,就能确切分配出每项工作的时间。
用“箭头”标记结束,确实了解每项工作花费时间。
月计划表上,在每个周一写出工作时间。
要将每天的工作时间、工作内容记在手掌中,加以“可视化”,才能将看不见的时间,变成“看得见”的时间。
另外,你可在周末假日安排“手账时间”,也就是在周计划表上写上自己下一周的工作时间。
休假日的时间,也要写在手账上
和朋友的饭局,不算是真正的“休息”。这些充其量算是“娱乐”,并非“休息"。而且有些人还会“利用周末进修,以提升工作技能”,这也算不得休息,因为无论你对自己的体力多有自信,始终需要“休息”。
所以,每个月至少要空出一至两天,作为“完全休息的日子”,什么事情都不要做。
休假日有两种:安排私人行程和完全休息
先检查一下月计划表,在没有安排行程的日子,将“休息日”用绿色荧光笔圈出来,然后,再将“休假日”分成两种,只画上绿色框框的,是可以“出游的休假日”=“私人行程”;画上框框厚,再涂满颜色的则是“周末休息的休假日”=“完全休息日”。
这样一来,日后只需要翻阅月计划表,就能得知自己每个月有几天“休假日”,深知其中能获得多少“休息时间”,都能一目了然。
每天规划一段专属自己的幸福时光
公私事用不同颜色写,生活重心一目了然。为了避免情绪低落,建议将工作与私事用不同颜色来做笔记。这样一眼就能掌握私人计划,也可减轻“生活被工作占满”的感觉。安排每天让自己开心的一项计划。
在周计划空白处,画上勾选方块,写下当天方便进行的“每日一绿”,并使用绿笔来做笔记,绿色笔记要遵守下述三项条件:
尽量不花钱,或用低价比就能完成的活动;
可单独完成的活动;
自己会期待的活动。
下班后想提升自己,手账是最佳工具
写出全日行程,找出下班后的自由时间;每天设定一小步,再忙也能朝梦想前进。在手账上标出“为了达成目标,必须采取的行动。”,最好用绿笔来写。不过为了避免挫败感,不要定的目标太高。
编列独家“每月日程表”,善用属于自己的时间
排出每月的行程规律,就能找出空闲时间。预估偶尔会有所变更的预定行程,可画上波浪线,以便一眼辨识出“可能变更”的活动。
九宫格暗示法,同时达成八项年度目标
这八项年度目标分别是:A、健康;B、穿着打扮;C、心灵、精神面;D、工作;E、进修;F、私生活;G、兴趣;H、金钱、物品等
年度目标要注意两点:一年内可完成&值得实现。完成这份”年度清单“后,你可以用这个方式编列”人生清单“,将“一生想达成的目标”写下来,同样可以分为八个领域。
先排大活动,以免错过而后悔
为了避免这种情况,可以编列可清楚知道年度(四季)活动的“年度时间表”=“活动时间表",将笔记页分成四区,再写上“春、夏、秋、冬”四季的既定活动。这里也要用不同颜色的笔来写。一年一度的资格证考试时间也可以这样安排。
更高明的使用方法,还能将每季度的活动写在活动时间表上,例如“赏花”、“赏月”、“赏枫”,等等,如此一年都能感受四季之美。
刻意留下“无所事事”的一天
在月初时,定出什么也不做的完全休息日,用绿色荧光笔涂绿,这样就不会有负罪感。不过真的想要动手处理事情的滑,可以利用上午或下午的时间来处理,确保至少半天的休息时间。
除了“该做的事”,也要记录下“不该做的事”
工作和私事不分清,一定会生病,为了扭转这个观念,最好将“不能做”、避免进行的事”写下来,将“禁止清单”记在手账上,就能成为保护自己的武器。
想要改善容易不自觉进行的行为,就得在手账的笔记页上,列出“禁止清单”。
写下替代方案,解决这些“禁止清单”上的事情。例如,绝对不做的清单上,“周末避免收发工作相关电子邮件”,替代方案就是“周一早点上班,利用早到时间回复所有邮件。”
手账,是最好的健康管理工具
留意自身健康,也是重要的每月待办事项,比如公司如果没有安排年度体检的话,自己也要安排出时间。
把运动计划写进手账,天天做就会变成习惯
第2章 用手账整理资料,保存好点子
定期整理收件箱,再也不会忘了回复
整理电子邮件的首要诀窍,就是分类,将待回复的邮件设为“草稿”,午休后回复,每周检查一次邮件,还可确认工作进度,这样一来,电脑收件箱中自然就会留下与“现在进行式的工作”相关的邮件,使必须进行的工作一目了然。
养成备份习惯,减少生活中的突发状况
为了防止电子产品出现状况,一定要养成备份的习惯,利用手账可以提醒自己这点。把“备份”列入待办事项,养成习惯。
将网络资料纸质化,容易规划阅读时间
网络上的信息,最大的缺点就是“感觉量很多,却看不见”,或许你会认为,“只要将数据储存起来就好了”,不过,根本不会再看一次的数据保存俞久,只会增加自己“还没看完”的精神压力,更会把自己逼得喘不过气来。
所以作者的建议是,将这些信息打印出来,就能实际感受到“信息量到底有多少”,还有另外一个有点,就是容易预估“大概需要多少时间才读得完”。
手账笔记本写下关键词,管理每天获得的信息
如果上网是为了搜寻某项信息,最有效的方法,就是打开周计划表,在“逐梦行动”栏中,安排时间收集想要的某类文章。
接着,如果你突然想到有关这个信息的关键词时,只要记在手账的周计划表或小手账笔记本上,无论何时的信息,都能立刻调查出来。
用笔记下,会比单纯阅读,更有助于活化大脑里的记忆装置。
手账+手账笔记本配合,完整收集每个好点子
把手账当索引,找出手账笔记本上的完整数据。在小手账笔记本上做笔记时,即使尚有空间,也必须以“一天一页”的为原则,利用这种方式才会有助于日后翻阅查询。
第3章 如何正确使用手账笔记本,让你工作更快更有效
只要在6个时间点整理,终结桌上的文件山
想要整理一份文件,要用六个不同时间整理,分别是以下六个时间点:每天一次、每周一次、每月一次、每三个月一次、每半年一次、每年一次
每天一次:每天下班前,将当天使用过而且仍需要使用到的文件,分类成已处理、待取人、进行中。
每周一次:积累了一周的文件,再分类成当下必须保存保存的资料,以及须处理掉的数据。
同样的方法,也可以用来整理硬盘中的文件
书柜上,只留用得到的书籍
每三个月定期整理书柜,哪些该留?哪些该丢?不过鉴于这个问题很难,因此看完书后,在当日手账上决定去留。
写出细节的购物清单,避免冲动购物
每年两次,只花一天整理衣柜就够了
换季时整理衣柜,只留适合自己的衣服,此时也大致分为三类:保留、丢弃、卖掉或送人。要决定去留时,回想当初购买时的心情
在周计划表上,写出预定和额外的支出
把花费写在预定行程后,才是最好的支出明细,除了花费之外,也要将心情记录下来。