之前有看过这本书的继承版『小强升职记』,用故事方式写作简单易懂。我尝试使用上面的方法有几个月时间,慢慢发现了一些问题。因为只知道GTD的方法不知道原理,操作起来容易跑偏,直到看了『尽管去做』才大概明白GTD的原理。那我 大概说下我对本书的理解吧
一、先把一件件小事做好
之前我的思想一直认为“成大事者不拘小节”,直到看了『尽管去做』和跟一位大哥 做了一段时间的事情才发现,自己并没有一个系统的做事方法和原则。导致在处理大小事务都会练练受挫。原因在于---还没有学会做好小事。看了『尽管去做』突然开了些窍,做小事的时候也要进行思考,不是一开始就直接行动。在行动之前应该先花10秒钟时间分析,明确自己的目的 和结果,这样可以避免做无用功,同时可以预先做好准备,以免受挫。经我试验,只要多训练和总结,小事会越做越顺手,慢慢也就不会逃避了。我们生活中的任何工作和事情都是由每一件事情组成,只要我们能把小事做好,大事也就是水到渠成罢了。
二、收集生活中扰乱自己注意力的大小事务
不知道大家是否有遇到过这种情况,做事时总是不能集中注意力,经常会有各种各样未完成的事情在脑海中浮现。有些事情是我们一直在逃避的,此类 事情的杀伤力最大,常常导致我们踌躇不前,心神不灵,久而久之,我们的工作效率会大幅度降低,同时精神也饱受摧残。
面对生活中的大小事务,我需要把它们放进一个可靠的地方,也就是收集篮 。只有这样我们的大脑才能专注思考问题,同时我们也不会忘掉任何事情。以上说的情况应该是每个人梦寐以求的。那么,从现在开始我们就应该建立一个可靠的个人管理系统,这里面包括 收集篮。不管任何时刻,只要脑中有分散我们注意力的事情浮现,立刻进行收集,清空我们的大脑,让大脑专一的思考问题。
一旦我们建立了个人管理系统,我们不仅需要 收集问题到收集篮,更需要定期的清理收集篮,建议一周一次,因为如果收集篮的问题存储太多,最终会崩溃,那么我们的自我管理系统也会变得不可靠。至于收集篮使用什么形式,这完全可以根据自己的喜好,前提是收集篮必须可靠。
三、清理收集篮
首先,按照常规的方法应该是每周都要对收集篮进行清理。清理收集篮是我们所有事情发展是否顺利的关键,所以清理的时间最好选在自己能够完全控制的时段,同时需要精力充沛。一般情况下,清理的时间段最好选在周五下午。第一是心态比较放松,便于反省和回顾;第二是周五可以还能够找到相关的负责人,可以查缺补漏;第三是清理完成收集篮可以让自己有一个愉快的周末,何乐而不为?
其次,应该建立团队间(工作团队和夫妻之间等)的收集篮,这样能够保证信息对称,同时起到相互帮助的作用。强烈建议制作夫妻之间的收集篮,久而久之可以让夫妻间越来越有默契,能够相互理解,避免很多生活上的误会
最后说下清理收集篮的方法如图:
<图片1>
我们需要从上到下或者从下到上对收集篮进行清空。关键注意,不管从上到下或者从下到上,都必须保证每件事情都有均等的机会获得分析,不能够按照个人的偏好进行筛选。除了紧急搜索(几件事情相关联,需要同时进行处理)。只有按照上述方式处理,我们的系统才会越来越值得我们信任
我们分析每一件收集篮中的事务,都有一个固定的流程。首先需要分析这件的本质,这件事情是什么工作,是否可以付诸行动。分为以下情况:
a.如果该事务属于不可立即付诸行动,应该对其分类:垃圾、将来某时/也许、参考资料。垃圾是指那些既没营养也没必要去做的事情,此类事情应该 要尽量避免,清理收集篮时即可删除;参考资料也不能付诸行动,但是参考资料对于下一步行动具有很大的 参考作用,需要对参考资料进行存档,并在需要的时候进行查询(看)。我一般使用的是印象笔记,通过分类加标签的形式,可以随时查阅。记住,文档的分类和保存非常重要,这是自我管理系统必不可少的一环;将来某时/也许是指那些离现在还有一段较长时间的规划或者任务(如学习英语以备出国等)。一般来说这类事情需要时间酝酿和孵化,需要先存储到『将来某时/也许』清单中,直白点来说这就属于收集篮中的收集篮。我们也需要对清单中的事情进行定期清空,否则系统塞满后会立即崩溃。『将来某时/也许』中的事情,大多数都是激动人心,我们主动想要去完成的事情,所以定期处理并不是难事。
b.如果事务属于可以付诸行动,也需要进行区分和决策:2分钟内可以完成的事情、超过2分钟才能完成、交代给别人的。『2分钟内可以完成』的事务应该 立即行动,如给某人打个电话,倒掉垃圾等。这些事情可以在2分钟内 完成,同时可以给大脑带来较大的 成就感,让我们变得 更自信。『2分钟原则』会让生活 发生奇妙的变化,当我们把『2分钟原则』作为我们的导航时,可以快速的清理掉脑海中的大部分事情。如果你的 生活中布满了『2分钟原则』的事情,那么恭喜你,你只要开始实施,你会慢慢感受到对生活的控制感;如果事务超过两分钟才能解决,就需要花点时间进行评估,需要了解自己是否属于这件事情的最佳人选,如果是的话,应该找出下一步行动(结合五阶段:目标和原则、预期结果、集思广益、组织管理、实施下一步行动)存入相应的行动清单中,等到适合的时机进行完成。如果是越快越好的事情 ,建议有时间就立即实施行动;如果事情超过两分钟且自己不是最佳人选,那么就应该分析该事务的最佳人选是谁,并把事情交付。然后建立清单,写明结果,等待具体日期或时间验收。
c.特殊情况下,还需要为项目或者其他人建立相应的清单。例如现在有一个重要的项目,属于紧急重要的范畴,完全可以为 这个项目建立独立的 清单。还有一种情况是我们为生活中联系比较紧密的人建立人物清单,例如你的经理。这样做能够保证我们不会错过这个人指派的任何工作,让我们之间更有默契
最后,我们该如何收集事务?一般情况建议自下而上的收集,可以牢牢的抓住任何不起眼的事情 ,让自己越来越自信。当把所有引起我们注意的事情都收集完后,我们基本上就可以概览全局,真正的感受到自己的变化。
四、选择最佳行动方案的3方面评估
第一个方面,如何选择当前的行动标准?从三个方面进行评估:环境、时间、精力
首先,需要把下一步行动分别加入到不同环境的行动清单中,如交通、电话、外出等,有了环境标签,可以把同类型的 行动进行分类,统一在统一环境下完成。这样的效率才是最高的,同时也是人们最能够接受的形式。
然后是时间因素,生活中的很多工作和任务都是有时间限定的,需要在对应的时间去做相应的工作,一般来说有时间限定的 事情都会比较重要,这涉及到个人 的时间观念,如果没有做好容易给别人留下不好的印象。所以此类事务我们可以建立『日程表』进行提醒。同时『日程表』是圣地,只要列入其中事情必须在规定的时间内完成。如果放任『日程表』里面的事情,自我管理系统将会分崩离析。所以『日程表』中不要随意添加任务,切记!
最后,还需要根据自己的精力做下一步行动,人的意志力在不同的时刻是不一样的,要根据自己现有的精力选择需要处理的事情,这需要提前准备一份消耗较少脑力的清单。即使你并非处在最佳状态,也没有理由变得松懈、低效。任何时候都要对事情有正确的评估。这就是高效的秘诀。
第二个方面是评估每日工作的3个标准:处理预先明确的工作、 处理随时出现的新工作、安排下一步的工作
首先,处理预先明确的工作是我们每天都在做的事情,已经提前为该事务做好计划,只要一步一步实施行动即可。其次,最让人受挫的应该要属随时出现的新工作,这样的工作基本上能都是人见人恨,更可恨的是,它每天基本上都会在我们生活中出现 。我们又不能对此视而不见。我们经常被随时出现的工作打断,造成低效局面,我们期望每件事情都在掌控之中,但这基本上只有上帝能够办得到。我们应该对自我管理系统了如指掌,这样才不会因为意外事件的打断而耿耿于怀,造成时间浪费。人们经常将压力和低效归罪于这些“意外事件”,许多人借口处理突发事件,逃避自己应有 的安排和行动,去对付那些并不是很重要的事情,其实是在逃避堆积如山的工作。我敢在此断言生活中的干扰和打断难以避免,我们需要 学会适应和调整;最后,当你计划中的事情都已完成,安排下一步的工作将变成关键。事情的连续性往往是由每一个下一步行动组成,只要我们能不断的找出确切可行的下一步行动,完成事情只是时间问题。
第三个方面:我们处理生活中的事务不是随心而欲的,有属于自己的指导原则,这就是回顾检查的6个 层次:
跑道(目前的工作):为了完成任务分解出来的任何琐碎的事情,『下一步行动清单』就属于跑道范围;
1万英尺(当前的工作):你希望在短时间内取得成效的事情,比下一步行动高一个维度,需要一步以上的行动才能达成。如添置一台电脑、组织一次会议等;
2万英尺(责任范围内):自己的责任范围内需要负责的具体工作。同时还包括健康、家庭、财政收入等责任及义务;
3万英尺(1--2年的目标):从现在起在1--2年内希望自己工作和生活达到的目标,调整自己的工作重心,迎接下一个挑战;
4万英尺(3-5年的展望):根据内在因素(事业、家庭、财政方面的长期目标)及外部世界(科技发展、市场趋势及竞争等)因素相结合制作属于自己的一个长期计划;
5万英尺以上(生活):终极目标,这一辈子到底图个啥,做这些东西对于自己是否有意义。
明确自己的人生目标,清晰的知道自己想要什么,我们才不会偏离航向。定期回顾自己的人生目标,并转化为可以实施的下一步行动,总有一天我们可以踏实的到达终点。
五、回顾和反省
很多人认为只要收集事情,建立清单即可轻松了事,这样的想法未免过于功利。自我管理系统不是一触而就就可建立稳固的。它需要时间迭代,不断的完善,借作者的话来说,没有过一个系统是真正没有漏洞的。我们能做的只有不断的认识自己,不断的更新系统。方法如下:
我们必须做到每周回顾,了解过去一周我们的具体执行情况。通过数据的反馈了解到自己真实的执行力。还能找到需要补充完成的事务。首先我们需要回顾『日程表』,确认没有遗漏任何重要的事情 ,保证圣地的纯洁性;然后查看『行动清单』,看下是否有遗漏的事情,如果可以,立即补充完成。当自回顾养成习惯以后,大脑就不会再次陷入底层的行动,系统慢慢更新变得越来越值得信任,它将伴随我们的一生!
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