整理的艺术[试读]
整理术01 打印的纸质资料要毫不留情地废弃
即使电脑普及程度如此之高,办公室内的纸质资料仍然堆积如山。无论现代科技怎样发达,办公室环境依旧得不到改善。急需的资料,纵使“寻它千百度”,也迟迟不愿现身,相信大家都有过如此尴尬的经历,其实我也曾经像大家一样窘迫。 但我最终找到了扭转战局的制胜法宝,可以将这些久攻不下的资料整理问题迅速歼灭,一网打尽。我的这些制胜法宝就是接下来要和大家分享的一系列“资料整理术(资料HACK)”。只要充分利用这些制胜法宝,就一定能瞬间秒杀那些困扰大家多年的麻烦事。 解决问题需要遵循几个步骤,现在让我们来逐一了解。首先就是“打印的纸质资料要毫不留情地废弃”。既然是打印的纸质资料,电脑中就必然保留着原始的电子文件。... 查看全部[ 整理术01 打印的纸质资料要毫不留情地废弃 ]
整理术02 用电子邮件共享、保管会议资料
尽管如此,手头只有纸质资料时,如果你也不假思索地扔掉,一点都不保存,以后还要用的时候,可能就会很麻烦。解决办法很简单,只要你拜托一下同事“我想共享会议资料,能不能把电子版的用邮件发给我?”,就可以了。 现代人已经越来越习惯用电子邮件共享信息和资料了,所以你完全可以拜托别人不要提供纸质资料,而是把电子版发给你。这样做一点都不失礼,而且收到的电子文件不仅便于保存,还能立刻转发给其他人共享,简直是一石二鸟,非常便利。 以前可能有人担心自己的文件被篡改或盗用,因此不太愿意提供电子文件,现在只要用PDF格式发送就没有这种后顾之忧了。如果你担心机密事项会泄露出去,再给文件加个密码就万无一失了。 而且... 查看全部[ 整理术02 用电子邮件共享、保管会议资料 ]
整理术03 文件按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名
虽说Gmail的搜索功能非常强大,但如果关键词不对,还是很难找到想要的文件。这种情况也是常有的。要避免这种情况的发生,有必要了解一些更细致琐碎的管理方法。 首先是文件的命名,最好是按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名。这样,我们不仅可以用项目名、文件名和制作日期来搜索文件,还能在文件夹内进行管理,按文件名重新排列文件后,所有文件就都会按更新日期排列了。 还可以统一日期的格式。我一般习惯用斜线(/)来区分年月日,如“2009/3/4(周三)”。如此一来,我们就能按文件制作日期更好地进行搜索了。 以前我表达日期有时用“3/4(周三)”,有时又用“3月4日(周三)”,没有一个统一的标准。... 查看全部[ 整理术03 文件按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名 ]
整理术14 重要的网页可以截图
既然提到了图片的话题,就再向大家介绍一个与图片相关的整理方法。 说到网页,我们总以为随时都能浏览,却总会发现有些网页某天忽然就上不了了。我们好不容易找到了感兴趣的网站,满心欢喜地收藏起来,结果却遭遇网站服务器删除数据,网页再也打不开了。就算你用Google的网页历史记录功能,用网页快照浏览网页,它能追溯的历史网页也很有限。 向大家推荐一个应对之策,即重要的网页要截图保存。有一种工具叫Capture It,只要在Internet Explorer和Firefox里安装这个工具,轻轻点击就可将网页截图保存下来,截下的图会以JPEG格式自动保存到“我的图片”中的CaptIt文件夹。 截图的种类... 查看全部[ 整理术14 重要的网页可以截图 ]
整理术15 分类使用SD卡,传递数据更高效
前面跟大家介绍了通过Google Documents、Picasa之类的网络服务与他人共享文件,其实人们还喜欢通过物理媒介来传递数据,将数据拷贝到CD光盘里给别人就是方法之一。 但拷贝光盘不仅费时间,传递完资料后该如何处理也是个不得不考虑的问题。我每每看见被人丢弃的光盘,就会不由得担心“里面的数据没机密内容吧”。 考虑到光盘拷贝文件的时间和废弃处理的问题,我认为最近不断降价的U盘其实是个很好的替代品。比起光盘,U盘复制文件的速度具有绝对优势,而且删除数据后可以重复使用,无需担心用完后如何处理。况且现在大家用电脑演示文件时,都已经习惯用U盘传送数据了,所以恐怕大家都认为U盘是最好的数据传送工... 查看全部[ 整理术15 分类使用SD卡,传递数据更高效 ]
整理术16 纸质资料装入透明文件夹,按时间顺序排列
虽然之前我向大家强烈推荐用电子文件来管理资料,但纸质资料也有许多无可比拟的优点,其中之一就是可视性强。有些文件太大,无法用有限的电脑屏幕阅览,纸质资料却能一览无遗。此外,想看纸质资料的时候可以立刻拿出来阅览,电子文件则还要等待电脑开机。考虑到可视性和时间效率的问题,我认为对于正在进行的项目,还是应该暂时保存纸质资料,以方便办公。 关于纸质资料的整理方法,我在《点子整理术》和《时间整理术》中有过详细介绍。这里再向大家介绍两种实用的整理方法,第一种是“纸质资料装入透明文件夹,按时间顺序排列”。 操作方法很简单,就是将某个项目的全部相关资料都统一放进一个透明文件夹中,在文件夹右上角注明日期和项目... 查看全部[ 整理术16 纸质资料装入透明文件夹,按时间顺序排列 ]
整理术19 将小物品装入透明文件袋
人类很容易受环境影响,因此整理身边环境对提高工作效率而言至关重要。整理环境最重要的一个理念,是“减少杂乱感”。进入一个物品堆积如山、摆放杂乱的房间,相信谁也无法专心工作。因此要减轻杂乱感,让人可以集中精力,这样才能提高工作效率。 这个过程中可以马上投入使用的是透明文件袋。透明文件袋在100日元店就能买到,物品虽小,功能却相当强大。 最近我经常随身携带各种可移动的工具四处办公,皮包里塞满了各种小物品。手机这类可移动工具都配有各自的适配器,其他附属品也不少,需要随身携带的东西就越来越多了。 如此一来,某件急用物品如果不能及时取出,就会影响工作效率,还有被人贴上“毫无工作能力”标签的危险。所以... 查看全部[ 整理术19 将小物品装入透明文件袋 ]
整理术20 准备好出差用品,自如应付紧急出差
有些文件袋塞满物品后会呈立体形状,能使空间得到有效利用。公文包主要是用来放置纸质资料的,如果你企图将立体的东西垒放进公文包,可能下一秒这些东西就会很不给力地塌掉,变得乱七八糟。但如果先将这些物品装入文件袋,就很容易放进公文包中,只要略施小计,就能在不换公文包的前提下装进更多的必需品。 利用立体空间的思路在出差时特别适用。出差时随身携带的,更多的不是纸质资料而是性质完全不同的立体物品。我为自己准备了专门的袋子来装这些用具,这样即使需要紧急出差也能应付自如。我有两个袋子,一个用来装牙刷、剃须刀、香水等洗漱用具,另一个用来装换洗的衣服。这些都是私人用品,所以我都用黑袋子来装。 事先准备好这种袋子... 查看全部[ 整理术20 准备好出差用品,自如应付紧急出差 ]
整理术32 将办公桌面和电脑桌面都清理干净后再回家
我建议大家把所有东西都归零后再回家,这样可以让你回家后不再考虑工作,切断这个恶性循环。回家后满脑子仍是工作的事情,就跟精神不集中时还拖拖拉拉地工作一样,最终将一无所获。将工作上的压力带回家,从心理健康的角度讲也不好。因此,下班后要很好地转换心情,把桌上的文件全部收好之后轻轻松松地回家。 这个原则同样适用于电脑。有些人在电脑桌面上放很多文件,其实这和桌子上放满东西有着同样的影响,就是让你难以把工作的事情从头脑中抛开。 如果文件都直接扔在电脑桌面上,就必须记住每个文件都放在哪里。甚至,这个文件是最新的还是修改前的,是不是只有桌面上才有,不能删除的,这类信息你都不能忘记。虽然这些都是琐碎小事,但... 查看全部[ 整理术32 将办公桌面和电脑桌面都清理干净后再回家 ]
整理术34 扔掉书本,提高信息吸收能力
人体有新陈代谢的功能,旧的细胞自行毁灭后会排出体外,同时新的细胞生成,使人体保持鲜活的状态。这种功能一旦出现故障就会产生癌细胞。信息也一样,假如你不果断地及时扔掉旧信息,反而加以保管,那就等于拥有了大量的“癌细胞”信息。毫不犹豫地扔掉旧信息,不断吸收新信息非常重要。 正如资料整理术中我们非常重视“扔掉资料”一样,这里我们将着重介绍如何扔掉不用的信息。在这个信息大爆炸的时代,整理信息就意味着果断地扔掉垃圾信息。 其一就是扔掉书本。 一般人按照普通速度阅读书籍,书架上的书肯定会越堆越多。而书架的大小是有限的,因此放书的地方就会越来越少。当你发现书架已被塞得满满的,自... 查看全部[ 整理术34 扔掉书本,提高信息吸收能力 ]
整理术43 用手机邮件和Evernote记电子笔记
前面我们讲到的信息都是需要长期保存的,以后需要时再取出。长期保存信息要先做好索引,这样需要时才能立刻取出。这也是我主张将信息PDF化,并从新闻报道中摘出关键词的原因。 也有只须短暂记忆的信息,这些信息可以作为短期记忆来保存,比如汇款时需要的账号、金额,不值得存入手机通讯录的电话号码,购物清单,别人拜托的一些小事等。这些短期记忆不必用PDF格式保存,但需要时如果想不起来也会很麻烦。 我想许多人可能都是用报事贴来解决这个问题的。记在报事贴上,贴到显眼的地方,这样就不用担心会忘记这些短期记忆。为了以防万一,我会把这些报事贴都贴在笔记本上,以免丢失。 这个办法的确很管用。只要有笔和报事贴,我们就... 查看全部[ 整理术43 用手机邮件和Evernote记电子笔记 ]
整理术50 按金字塔原理写邮件
通过群发邮件的方式使信息冗余化必然会增加信息量,虽然习惯后可以游刃有余地处理这类邮件,但处理邮件带来的工作负担并没有丝毫的改变。要使邮件容易阅读,就要求我们的邮件尽量短小简洁,并准确传达信息,这就是金字塔原理。 金字塔原理原本是麦肯锡公司(被称为世界顾问公司龙头的一家美国顾问公司)采用的一种文章书写法。这种方法在开头就提出结论,接着列举多个论据来支持结论,因此文章结构是金字塔的形状,这种结构的优点是使结论一目了然。 写邮件时,我们要极力避免不读到最后就不知道结论的长篇大论,那样会耗费对方很多的时间,应该在开头就提出结论。如果对方读了题目之后觉得很好,必然就会仔细读下去;反之,如果对方一看题... 查看全部[ 整理术50 按金字塔原理写邮件 ]
整理术52 灵活网购,简化生活
会整理工作的人,一般都会整理生活。这并不是什么不可思议的事情,只要掌握了整理的思维方式,不仅在工作方面,连生活也会变得有条不紊。相反,我们也可以说如果生活得不到很好的整理,就可能会对工作产生不良的影响。要很好地整理工作,就很有必要将身边的生活环境整理好。 当然,整理工作和整理生活的技巧肯定不一样。接下来我就会为大家介绍一些整理生活的绝招。 第一个是购物。 在购物上花费的工夫远比我们想象的要多。要买衣服,我们就必须在服装店的营业时间内到店里选购,还要劳神费力地把购买的商品搬运回家。其实,我们完全可以积极利用网购来省去这些麻烦。 要集中购买同一个主题的书籍,就可以利用亚马逊等网上书店。前几... 查看全部[ 整理术52 灵活网购,简化生活 ]
整理术57 拒绝第二次聚会的技巧
生存术可以说是一种资源“整理”,这种资源就是时间。 我们虽然不能凭空制造出更多的时间,却可以少做一件事,将节约下来的时间用来做别的事。将消耗在购物和日常生活上的零碎时间积累起来去做别的事情,这就是生存术的关键。 与人交往也是如此。如果我们和每一个人都慢慢地相处,就算你有再多的时间也不够用。这就需要用“不参加第二次聚会”这一绝招,以便我们整理好时间这一重要资源。 但如此一来,你就会被贴上“不团结同事”的差评标签。这时我们就需要一个既节约时间,又能提高评价的办法,就像“在公司收取网购书籍”这一招既能简化生活,又可以提高个人声誉。这个办法是我在广告代理公司工作时偶然听到的。 这一招既能拒绝第... 查看全部[ 整理术57 拒绝第二次聚会的技巧 ]
整理术62 将生活常规化,再制造一些惊喜
要简化生活,每次都做同样的事情就可以了。本章为大家介绍了一些将购物、穿衣、饮食模式化的办法,将生活的各个方面都常规化了。 由于常规化是重复同一行为,就算不情愿也会慢慢顺手起来,熟能生巧,就会更加精益求精了。 但一定也会有人反对,说“总是重复同一件事,生活不就太索然无味了吗?”的确如此,如果每天都吃同样的东西,谁都会厌倦,都会越来越品味不到任何趣味。这样,一旦与常规稍有不同的东西出现,我们就能感受到非常强烈的惊喜。 在往返于家和公司两点一线的生活中,我们可以试着增加水吧这个惊喜。在普普通通的出差旅途中,我们可以试着住一住比较好的酒店,给自己一个惊喜。正因为一切都常规化了,这些惊喜反而更有效... 查看全部[ 整理术62 将生活常规化,再制造一些惊喜 ]
整理术63 将“不懂”的信息直接装入大脑,在无意识中进行整理
充分调动脑力是整理思维的关键所在,这就需要能充分调动脑力的整理技术。该整理技术不同于我们通常所说的整理常识,而是以反思维方法进行思考的,这或许会让大家大吃一惊。 在“不懂”信息的状态下,暂且让其沉睡。 工作中需要拿出点子的时候,我们经常会想马上拿出来。当然,如果有“答案”,立刻调查后给出答案便可。但并非所有问题都有答案,即使有答案,百分之百正确的答案也屈指可数。 经常会有人拿“会调查却不会思考”这样的话嘲弄那些优秀却无法充分发挥实力的员工。这是因为,越是优秀的人就越会偏执于正确答案,并执着地寻求答案。如果到最后还是找不到答案,他们就会说“不知道”,并立刻缴械投降,停止思考,这样就无法调动... 查看全部[ 整理术63 将“不懂”的信息直接装入大脑,在无意识中进行整理 ]
整理术66 提高创造力的ToDo列表制作方法
说到ToDo列表,大家一般会认为ToDo列表的作用是“提醒”我们该做的事情。但要提高创造力的话,ToDo列表就会变成使你暂时“忘记”其他要做的事情、专注于一项工作的工具。 出于这一目的制作的ToDo列表,制作方法也有所不同。要暂时“忘记”其他要做的事情,就没必要制作过于严谨的ToDo列表。要制作严谨的ToDo列表,就会将大把的时间浪费在上面,还总担心ToDo列表是否完美,这样就无法集中精力做关键的输出性工作了。 当然,还要看每个人的性格。我的方法是在表格做到一定程度时暗示自己“今天就做这些”,并开始输出性工作。“一定程度”是指列出6个左右的ToDo事项。 每天早晨上班后,我会先在便签纸上... 查看全部[ 整理术66 提高创造力的ToDo列表制作方法 ]
整理术76 分割信息与整合信息
说到底,思维就是分割信息与整合信息的过程。这一章,我向大家介绍了信息分割与整合的方法。 在“不懂”的状态下先直接将信息装入大脑,再慢慢酝酿点子。这个办法其实是依靠大脑的力量整合信息;其次是提高创造力的ToDo管理,要集中精力想出点子,就索性将乱七八糟的任务分割开来,先集中精力做当下最应该做的事;再就是图解,图解是一种双向思维的整理方法,可以在输出过程中分割整合的信息,然后再重新整合。 综上所述,如果你学会了分割、整合信息,思维就会变得明晰、畅通无阻。开动脑子思考的同时如果注意思维流程,时刻注意“现在是分割信息还是整合信息?”,就一定能提高思考的质量。... 查看全部[ 整理术76 分割信息与整合信息 ]
整理术77 扔掉沉睡一年的名片
这一章介绍如何“整理”自己的人脉。与整理物件或思维不同,整理人脉听起来总会让人感觉有些势利。 让我们来看看第一个技巧——扔掉沉睡一年的名片。假设在一年前,我们曾与某些人交换过一次名片,之后的一年却没有发生过任何来往。这样的话,以后与那些人发生来往的可能性就非常渺茫了。对于这样的名片,我们就要毫不留情地扔掉。 所谓人脉,其实是“生鲜之物”,保质期非常短。连对方的长相都想不起来的人的名片其实早就过了保质期,即使保存着,也只会成为桌案上的糟粕,不具有任何用处 此外,名片上的信息也会日渐过时,职衔未必是往日的职衔,办公地点也可能已经搬迁。保存这种丧失了时效性的信息,几乎没有意义。因此,我基本上会... 查看全部[ 整理术77 扔掉沉睡一年的名片 ]
整理术86 宣布自己愿意做的事情,回避自己不愿意做的事情
在制作个人名片的过程中整理自己的职衔还有另一个好处,就是能发现“自己愿意做的事情”和不愿意做的事情。 比如,“新业务策划人”这一职衔在向别人说明你正致力于策划新业务这样一个自己“愿意做的事情”的同时,还意味着你宣布自己“不愿意做”那些常规的事务性工作。在不断追加职衔的过程中,其实你宣布了自己愿意做的事情,同时也宣布了自己不愿意做的事情。 这样一来一定有人会说:“人在职场,哪能说出这种任性的话。”但这只是表达方式的不同而已。那些积极面对自己愿意做的事情的人,总会得到“干劲十足”的好评价,同时还能回避自己不愿意做的事情。从这个意义上讲,面对我们不愿意做的事情,就要先埋好伏笔,向外宣称“我愿意做... 查看全部[ 整理术86 宣布自己愿意做的事情,回避自己不愿意做的事情 ]
整理术88 当中间人,向别人介绍朋友
扩展人脉的技巧与增加资金的技巧在某些地方非常相似。钱会往多的地方集中,存的钱越多存款利率就会相对高一些,投资的选择余地也会多起来。人脉也一样,人脉会集中到掌握很多人脉的人身上。因为这类人容易使人觉得“面子广,认识一下一定有好处”,人脉就自然而然地拓展了。 也许有人会想自己一个人独享人脉资源。所谓“面子广”只是一个相对的评价,如果真把自己手中的人脉拱手相送,岂不是给敌人提供了大大的方便吗。一些人总认为最好自己一个人独占人脉,这样才更有利于拓展人脉。 但经验告诉我们,越是毫不吝惜地将自己的人脉与他人共享的人,其人脉越会不断扩展。这是因为,“如果认识他,通过他还能认识其他人”这样一个不争的事实会... 查看全部[ 整理术88 当中间人,向别人介绍朋友 ]