时间管理经典著作,Palm爱好者必读书。书写得啰嗦,一些术语前后译法不一致,所以读起来有些费劲。
GTD(Getting things done)是一套简单高效的个人时间和事务管理系统。由于身处德鲁克所言的“知识工作”的时代,人们发现工作是需要被定义的,工作越来越无清楚的边界:个人的工作职责很难界定,一项工作常常需要多部门的协同合作,而每项工作也都有再完善的余地。个人往往产生这样的困惑:在岗位职责的基础上,究竟应该在多大范围内使一项工作完成到什么程度?面对无清楚边界的工作和信息过载,个人往往陷于铺天盖地的事务性工作而疲于应付,对个人时间和事务管理的需求应运而生。
GTD的宗旨是《Mind over water》所描述的心境:划桨者不需费力,稍加借力即可使皮艇在水上飞速前行。高效处理繁重事务的同时还能葆有碧波上的从容心境,这的确令人向往。因为人们在应对繁杂事务的时候,往往焦虑不堪。人们焦虑是因为他们准备不足,自行撕毁了与自己订立的契约,在大脑中堆积如山的事务只能使人产生抵触情结,心中萦绕的事情越多,其完成程度越低。GTD的解决办法是清除盘踞脑中悬而未决的事务,依靠一套外部管理系统,并随时调用。
GTD方法的核心其实就是开列工作清单。这并不新鲜,很多人都知道。我上初中时,班主任就给我们讲过这个办法:把要做的事情白纸黑字写下来,一件事待完成之后就用笔划掉。他自己对这个办法是身体力行的,上课前,老师先把手表和一张纸放在桌角,待讲评完作业或是训话之后即用笔用力在纸上划上几道,我们就知道可以进入下一个项目了。这个办法我也一直不时使用,但效果未见理想。原因正如GTD所指出的:很多列在纸上的都是材料(stuff)而非明确的行动,由于所列事项模糊不明,难于付诸行动,执行情况当然就不理想。这些事项在被一次甚至多次重新抄写在下一日的工作清单上以后,焦虑和对清单的不信任也就油然而生。GTD告诉我们,材料是需要被定义和解释的,在收集到材料之后,需要对其加工处理,组织管理,拟定备选的行动方案,并最终明确行动(Action)。只有材料转化为行动之后,才能被列入清单。
在从材料到行动的流程中,把需要管理的事情归为7大类,其中有几张重要的清单。先看流程:先收集材料进入工作篮(inbox),认清材料的性质,并判断其是否可讨诸行动。如果不能,则依其性质,将其归入参考资料、将来某时清单或垃圾。如可讨诸行动,则列出工作清单(Project),工作因其复杂程度还可能会列出展开的辅助性材料(Planning)。在工作清单细化为行动时,以2分钟的时限为标准,如2分钟即可解决则马上把事情做完;如不能则考虑是否另有完成这一行动的最佳人选,如有则立刻委派他人,并纳入等待清单,如不能委派,则只能推迟。推迟的行动如果有明确的日期则归入日程表 (calendar),如没有则归入下一步清单(Next Action)。
以上7类(工作清单、辅助材料、下一步清单、日程表、等待、将来某时、参考资料)需要加以说明,因为译文不统一,所以最好还是参考英文的流程图:
工作清单(project):步骤多于一个行动的复杂事务称为“工作”,这是一个总揽全局的综合索引。
辅助性材料(Planning):“工作”还不是明确的行动,辅助性材料可以是工作的进一步展开,也可以是“工作”的参考资料或是记录一些灵光一闪的想法和念头,这有利于创造性的开展工作。
日程表(Calendar):至关重要的部分,记录时间明确、重要而艰巨的行动,用于激活计划,促进决定。日程表的三维立体形式就是备忘录,作者建议用43个文件夹(31天加12个月)来组织日常事务。
下一步清单(Next Action):可以进一步细分,如需打的电话清单、电脑边清单、跑腿清单、办公室清单、家中清单、议事清单、阅读清单等,这些清单不需排序。
等待清单(Waiting For Lists):很多事情的推进需要等待别人的回应后才能有进展。
参考资料(Reference)和将来某时清单(Someday/Maybe):这两种都是非行动类。前者是备查的资料,使每天接触到的有用信息有去处;后者则记录一些尚未成熟的想法,如想发展某方面的爱好、想学习某种技能、想买哪些服饰或玩具、想到哪里旅行、想加入某个组织、想看哪些书、电影、想听哪些音乐,定期回顾,待时机成熟可转入行动清单。
有了这些清单,就是如何使用它们了。工作清单是高屋建瓴的综合索引,它使使用者对目前一个阶段的工作心中有数。从日程表上了解一天应完成的事情后,真正指导具体行动的其实就是下一步清单了。对于整个系统,应每周回顾,定期更新,只有确保其新鲜有效,才能相信并依靠它。每周的回顾也是再次清空大脑的时机,检查散页纸、笔记、诸清单、大脑,并考虑是不是新的想法纳入系统。最后是具体行动,判定先完成哪些的标准是环境(Context/Place)、时间、精力和重要性,因此下一步清单有以上的种种分类。比如依照“精力”的标准,不妨开列一个可轻松完成的小事清单,以供精力疲惫时随时完成一些事情。对于突发事件,通常的做法是先来先办,最终陷入穷于应付的局面。突发事件通常是需要立即应对的,但也有些不必立即做出反应,可以将其纳入这个管理系统,重要的是不要因为突发事件而忽略了计划中的事件。在判定事件的重要性上,除了以上的模式(计划中、突发事件和定义工作)作者给出了这样一个参照系,5万英尺以上:生活;4万英尺:3~5年展望;3万英尺:1~2年目标;2万英尺:责任范围;1万英尺:当前工作;跑道:目前行动。
GTD的相关软件可以看作者的主页。
进阶部分请看:
http://perfumehotpot.spaces.live.com/blog/cns!643CD2F748422257!1104.entry
清单管理日程
对“清单管理日程”的回应
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